Zo organiseer je een portretworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de twee afspraken die je workshop bepalen: leg de locatie vast en bevestig docent en model. Werk daarna het programma uit, inclusief een praktijkopdracht en tijd voor uitleg, fotograferen en nabespreken. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en bevestig je deelnemers. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf door niet-geteste apparatuur, lege batterijen, ontbrekende kabels of een ruimte die nog niet goed is ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Docent vastleggen
3
Model vastleggen
4
Workshopprogramma opstellen
5
Praktijkopdracht uitwerken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Apparatuur inventariseren
11
Apparatuur testen
2 personen
12
Batterijen opladen
13
Geheugenkaarten wissen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen klaarzetten
2 personen
16
Locatie controleren
17
Catering voorbereiden
2 personen
18
Route-informatie versturen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels opstellen
2 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Fotografieplekken inrichten
2 personen
23
Lichtopstelling testen
2 personen
24
Achtergronden ophangen
2 personen
25
Werkbladen klaarleggen
26
Koffie en thee klaarzetten
27
Hapjes uitstallen

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Programma toelichten
31
Camerabediening demonstreren
32
Licht en compositie uitleggen
33
Koffiepauze serveren
2 personen
34
Portretsessie begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
36
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
37
Diner serveren
2 personen
38
Werkresultaten bespreken
39
Tweede portretsessie begeleiden
3 personen
40
Laatste vragen beantwoorden
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Achtergronden afbreken
2 personen
44
Servies verzamelen
2 personen
45
Afval verzamelen
46
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Apparatuur inpakken
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
50
Deelnemersfoto's verzamelen
51
Foto's naar deelnemers sturen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Kledingrek

Apparatuur

Systeemcamera'saantal 8
Portretlenzenaantal 8
Statiefsetsaantal 8
Externe flitsersaantal 6
Softboxenaantal 4
LED-paneellampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 6
Reflectieschermenaantal 4
Achtergrondsteunenaantal 2
Achtergronddoekenaantal 3
Geheugenkaartlezersaantal 4
USB-geheugensticksaantal 10
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijladersaantal 8
Reservebatterijenaantal 16
Presentatielaptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 35
Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Programma'saantal 35

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambordjesaantal 4
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepaantal 3

Tips

Test systeemcamera's, portretlenzen, statieven, externe flitsers en LED-paneellampen uiterlijk de dag vóór de workshop. Laad alle batterijen op, wis geheugenkaarten en leg reservebatterijen, geheugenkaartlezers en USB-geheugensticks klaar.
Maak per fotografieplek een vaste lichtopstelling en test die met het model voordat deelnemers binnenkomen. Controleer daarbij softboxen, reflectieschermen, lichtstatieven, achtergrondsteunen en achtergronddoeken.
Plan de inrichting minimaal 60 minuten vóór de start. Zet tafels en stoelen neer, hang achtergronden op, leg werkbladen klaar en houd looppaden vrij van verlengsnoeren; zet kabels vast met gaffer tape.
Stuur route-informatie en het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen, hoeveel tijd ze per praktijkopdracht krijgen en wanneer ze hun gemaakte beelden kunnen overzetten.
Regel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd rekening met dieetwensen. Zet koffiezetapparaat, koffiekopjes, drinkglazen, borden, besteksets, serveerschalen en schenkkan vóór de ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een portretworkshop organiseren?: Leg de locatie, docent en het model bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de workshop het deelnemersaantal en de dieetwensen kent.
Hoeveel tijd heb je nodig om een portretworkshop klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, achtergronden, licht en werkbladen. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige apparatuurtest als je met meerdere fotografieplekken werkt.
Welke apparatuur moet ik testen voor een portretworkshop?: Test alle camera's, portretlenzen, statiefsets, externe flitsers, softboxen en LED-paneellampen. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen, batterijladers, reservebatterijen en de beamer vóór de workshopdag.
Wanneer moet ik deelnemers aan een portretworkshop bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 1 week vooraf, nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Stuur dan tegelijk het programma, de route-informatie en eventuele praktische aanwijzingen over apparatuur en kleding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.