Ponywedstrijd organiseren: checklist en planning
Een ponywedstrijd organiseren vraagt meer dan een baan uitzetten en deelnemers inschrijven. Je moet het format, reglement, de locatie, officials, verzekering en vergunningen ruim vooraf vastleggen. Daarna volgen de inschrijvingen, startgelden, startlijsten, prijzen, vrijwilligers en het parkeer- en veiligheidsplan. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde af te werken en controleert ook het materiaal voor wedstrijdterrein, pony’s, jury en bezoekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Jury en officials vastleggen
3 personen
Wedstrijdverzekering controleren
Vergunningen controleren
Wedstrijdkalender publiceren
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
2 personen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Startlijsten publiceren
Reserveringen maken
Prijzen en linten bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
2 personen
Noodnummers verzamelen
Plattegrond opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein en bodem inspecteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdpapieren printen
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Wedstrijdterrein opbouwen
6 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Inrijterrein markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijving inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Paardenwaterpunten plaatsen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Event
Officials ontvangen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden en pony's controleren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Opening aankondigen
Dressuurproef begeleiden
4 personen
Springparcours begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Paddocks controleren
2 personen
Terrein veilig houden
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Afscheid en bedankwoord doen
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers uitslagen sturen
Sponsoren bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Kleedkamerbankenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Springhindernissenaantal 8
- Dressuurlettersaantal 12
- Dressuurhekjesaantal 20
- Start- en finishpalenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- Grondbalkenaantal 12
- Meetlintenaantal 3
- Hesjesaantal 20
- Waterbakken voor paardenaantal 8
- Hooinettenaantal 8
- Mobiele paddockpanelenaantal 20
- Kruiwagensaantal 3
- Hooivorkenaantal 4
- Scheppenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- EHBO-kofferaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Geluidsspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Handmegafonenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Tangaantal 4
- Koelroostersaantal 4
- Voorraadboxenaantal 10
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 20
- Bannersaantal 8
- Prijzendisplay
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 6
- Bouwlampenaantal 4
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement vast vóór je het inschrijfformulier opent. Vermeld onderdelen, toelatingseisen, sluitingsdatum, startgeld en de manier waarop je startlijsten publiceert.
- Plan officials en vrijwilligers niet alleen voor de wedstrijd zelf. Maak per taak een naam, begintijd en vervanger; voor opbouw, parkeren, jurytafel, terreincontrole en opruimen heb je meerdere tijdvakken nodig.
- Controleer het terrein uiterlijk de dag vóór de wedstrijd op bodem, afzetting en veiligheid. Zet hindernissen, dressuurletters, pionnen en start- en finishpalen op de plattegrond, inclusief doorgangen voor paarden en hulpdiensten.
- Werk inschrijvingen wekelijks bij en stuur deelnemers na de sluitingsdatum een bevestiging. Controleer daarbij startgelden, dieetwensen, reserveringen en eventuele wijzigingen voordat je de definitieve startlijsten publiceert.
- Maak een aparte paarden- en publiekscontrole voor de wedstrijddag. Zet waterbakken, hooinetten, mobiele paddockpanelen, afvalbakken en schoonmaakmateriaal klaar en wijs iemand aan voor noodnummers en de weersverwachting.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een ponywedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met format, locatie, reglement, verzekering en vergunningen. Open de inschrijving daarna pas wanneer officials en de wedstrijdkalender voldoende vaststaan.
- Wanneer moet ik de startlijst van een ponywedstrijd maken?
- Maak een voorlopige startlijst direct na het sluiten van de inschrijving en controleer startgelden en wijzigingen. Publiceer de definitieve lijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een ponywedstrijd?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor parkeren en ontvangst, 2 voor terrein en hindernissen en 1 aanspreekpunt voor jury en officials. Voeg per extra wedstrijdbaan ten minste 2 vrijwilligers toe.
- Wat moet ik bij slecht weer voor een ponywedstrijd regelen?
- Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Leg vast wanneer je de bodem afkeurt, waar partytenten en schuilplekken komen en hoe je deelnemers uiterlijk 24 uur vooraf informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!