Checklist para organizar una competición de ponis

Organizar una competición de ponis exige coordinar deporte, seguridad, participantes y logística del recinto. Esta checklist reúne 72 tareas y 57 materiales para que puedas avanzar en el orden adecuado, desde definir el formato y comprobar permisos hasta publicar las listas de salida y preparar el terreno. También contempla lo que suele quedar para el último momento: voluntarios, aparcamiento, números de emergencia, bebederos, paddocks, premios y previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Confirmar el lugar de la competición
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Fijar el jurado y los oficiales
3 personas
Comprobar el seguro de la competición
Comprobar permisos
Publicar el calendario de la competición
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Elaborar las listas de salida
2 personas
Publicar listas de salida
Hacer reservas
Encargar premios y cintas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Recopilar números de emergencia
Elaborar el plano
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el terreno y el suelo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir los papeles del concurso
2 personas
Ordenar los premios
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar el recinto de la competición
6 personas
Marcar el recorrido
4 personas
Delimitar la zona de acceso
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar la inscripción
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar puntos de agua para caballos
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los oficiales
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar caballos y ponis
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Anunciar la apertura
Acompañar la prueba de doma
4 personas
Guiar el recorrido de salto
6 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Comprobar los paddocks
2 personas
Mantener el recinto seguro
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Despedida y palabras de agradecimiento
Guiar la salida de los participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar el material de competición
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los baños
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar resultados
Enviar resultados a los participantes
Agradecer a los patrocinadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Bancos del vestuariocant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Obstáculos de saltocant. 8
Letras de domacant. 12
Vallas de domacant. 20
Postes de salida y metacant. 4
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Vigas de basecant. 12
Cintas métricascant. 3
Chalecoscant. 20
Bebederos para caballoscant. 8
Redes para henocant. 8
Paneles móviles de paddockcant. 20
Carretillascant. 3
Horcascant. 4
Palascant. 4
Sets de escobacant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Megáfonos de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharonescant. 6
Pinzacant. 4
Rejillas de ventilacióncant. 4
Cajas de almacenamientocant. 10

Decoración

Banderas de la competicióncant. 20
Bannerscant. 8
Expositor de premios
Mantelescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el formato, el reglamento, el jurado y los oficiales antes de abrir las inscripciones. Así los participantes conocen las pruebas, los criterios y los horarios con antelación.
Confirma el recinto y revisa permisos, seguro, suelo y terreno al menos 4 semanas antes. Una inspección temprana permite corregir accesos, zonas de aparcamiento y áreas para los ponis.
Cierra las inscripciones y comprueba los datos antes de elaborar las listas de salida. Publica el calendario y las listas con varios días de margen para que puedan detectarse errores o solicitar cambios.
Prepara un plano que incluya pista, obstáculos, zona de calentamiento, paddocks, aparcamiento y puestos de emergencia. Asigna voluntarios por función y dales chalecos, horarios y un número de contacto.
Calcula por separado el material deportivo y la atención a participantes y caballos. Comprueba que haya bebederos, redes para heno, carretillas, horcas, palas, papeleras, mesas y sillas antes del día de la competición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de ponis?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva el recinto, comprueba permisos y seguro, fija el jurado y publica el calendario durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una competición de ponis?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha del concurso. Cierra el formulario al menos 10 días antes para revisar participantes, preferencias dietéticas y listas de salida.
¿Qué material hace falta para una competición de ponis?: Necesitarás material de pista y señalización, como obstáculos, letras, vallas, conos, postes y cinta de balizamiento. Para los ponis, prevé bebederos, redes para heno, paneles de paddock y herramientas de limpieza.
¿Cuándo hay que preparar el aparcamiento y el plano del recinto?: Prepara ambos entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas aproximadamente el número de participantes. Revisa el recorrido el día anterior y coloca la señalización antes de que lleguen los primeros remolques.

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