Ponywettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Ponywettbewerb braucht mehr als einen guten Wettkampftag. Du musst Format und Reglement festlegen, Ort und Genehmigungen bestätigen, Meldungen verwalten und die Versorgung von Pferden und Teilnehmenden planen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Anmeldungen, Jury, Versicherung und Sponsoren. In der letzten Woche zählen veröffentlichte Startlisten, ein klarer Park- und Lageplan sowie geprüftes Material für Parcours, Dressur und Sicherheit.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Wettkampfort bestätigen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jury und Offizielle festlegen
3 Personen
Wettkampfversicherung prüfen
Genehmigungen prüfen
Spielkalender veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgelder kontrollieren
2 Personen
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
Startlisten veröffentlichen
Reservierungen vornehmen
Preise und Bänder bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkplan erstellen
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Lageplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände und Boden inspizieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Wettkampfpapiere drucken
2 Personen
Preise sortieren
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Wettkampfgelände aufbauen
6 Personen
Parcours aufbauen
4 Personen
Zufahrtsbereich markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldung einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Pferdewasserstellen aufstellen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Event
Offizielle empfangen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Pferde und Ponys kontrollieren
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Dressurprüfung begleiten
4 Personen
Sprungparcours betreuen
6 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Paddocks kontrollieren
2 Personen
Gelände sicher halten
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung betreuen
4 Personen
Verabschiedung und Dankesrede halten
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Wettkampfausrüstung abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Teilnehmern Ergebnisse senden
Sponsoren danken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- Jurytisch
- UmkleidebänkeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- SprunghindernisseAnz. 8
- DressurbuchstabenAnz. 12
- DressurhindernisseAnz. 20
- Start- und ZielpfostenAnz. 4
- KegelAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 6
- BodenbalkenAnz. 12
- MessbänderAnz. 3
- WarnwestenAnz. 20
- Wassertröge für PferdeAnz. 8
- HeunetzeAnz. 8
- Mobile Paddock-PaneeleAnz. 20
- SchubkarrenAnz. 3
- HeugabelnAnz. 4
- SchöpferAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- HandmegafoneAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangeAnz. 4
- KühlrosteAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 10
Dekoration
- Spiel旗genAnz. 20
- BannerAnz. 8
- Preisdisplay
- TischdeckenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettkampfformat und Reglement spätestens sechs Wochen vor dem Termin fest. So bleiben mindestens vier Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erstellung der Startlisten.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Notrufnummern nicht erst am Veranstaltungstag. Sammle die zuständigen Kontakte und bewahre sie zusammen mit Lageplan und Parkplan auf.
- Plane für jedes Pony einen klaren Versorgungsbereich mit Wassertrögen, Heunetzen und gegebenenfalls mobilen Paddock-Paneelen. Kontrolliere Gelände und Boden mindestens einmal vor dem Aufbau und erneut nach starkem Regen.
- Teile Helfer nach festen Aufgaben ein: Einweisung, Jurytisch, Parcours, Parken, Pferdeversorgung und Abfall. Gib Warnwesten aus und plane für jede Schicht mindestens eine Ersatzperson ein.
- Bestelle Preise und Bänder frühzeitig und prüfe das gesamte Material spätestens am Vortag. Dazu gehören Sprunghindernisse, Dressurbuchstaben, Kegel, Absperrband, Messbänder, Lautsprecher und ausreichend Sitzgelegenheiten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Ponywettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Format, Ort, Reglement, Versicherung und Genehmigungen sollten in den ersten zwei Wochen geklärt sein; Anmeldungen können danach geöffnet werden.
- Wann müssen die Startlisten für einen Ponywettbewerb veröffentlicht werden?
- Veröffentliche die vorläufigen Startlisten etwa sieben Tage vor dem Wettbewerb. Nachmeldungen und Korrekturen solltest du spätestens 48 Stunden vorher abschließen und die endgültige Version an Jury und Helfer weitergeben.
- Wie viel Wasser und Heu brauchen Ponys beim Wettbewerb?
- Plane während des Veranstaltungstags jederzeit Zugang zu frischem Wasser und ausreichend Heu ein. Prüfe die Wassertröge mindestens alle zwei Stunden und erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung.
- Was muss man am Tag vor dem Ponywettbewerb kontrollieren?
- Kontrolliere am Vortag Gelände und Boden, Parcoursmaterial, Absperrungen, Lautsprecher, Parkbeschilderung und Erste-Hilfe- beziehungsweise Notfallinformationen. Lege außerdem Jurytisch, Klappstühle, Abfallbehälter und die Helferwesten bereit.
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