Checklist voor een goed georganiseerd polotoernooi
Een polotoernooi vraagt om meer voorbereiding dan alleen teams en een veld. Je moet wedstrijdschema, scheidsrechters, paarden, materiaal, veiligheid en publieksstromen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en reserveringen en werk daarna toe naar deelnemers, vrijwilligers en de wedstrijddag. In de laatste week controleer je het terrein, de weersverwachting en alle uitrusting. Zo voorkom je dat doelpalen, scoreborden, drinkwater of wedstrijdformulieren pas tijdens de opbouw worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Reservering clubhuis maken
Reservering materiaal maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Startlijst publiceren
Wedstrijdregels delen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken vrijwilligers verdelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Polo-uitrusting controleren
2 personen
Terrein maaien en inspecteren
3 personen
Velden uitzetten
3 personen
Doelpalen plaatsen
3 personen
Publiekszones afzetten
3 personen
Parkeerterrein bewegwijzeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Omroepset testen
2 personen
Paardenwater klaarzetten
2 personen
Hooiplaats inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Registratietafel openen
2 personen
Teams aanmelden
2 personen
Paarden en materiaal controleren
3 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Eerste wedstrijd begeleiden
5 personen
Wedstrijdresultaat registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksafzetting controleren
2 personen
Tweede wedstrijd begeleiden
5 personen
Veld opnieuw controleren
3 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Derde wedstrijd begeleiden
5 personen
Buffet uitserveren
4 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
5 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste consumptieronde serveren
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Bar sluiten
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Terrein veilig achterlaten
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Clubhuis schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Terrein nalopen op afval
3 personen
Uitslagen naar teams sturen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 120
- Registratietafelsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Pologoalsetsaantal 2
- Polo-ballenaantal 36
- Polo-malletsaantal 24
- Veldmarkeerstrokenaantal 8
- Lijnkalkaantal 4
- Reservehoepelsaantal 4
- Paardenwaterbakkenaantal 8
- Hooinettenaantal 8
- Stalhalstersaantal 12
- Pionnenaantal 24
- Meetlintenaantal 2
- Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
- Scorebordenaantal 2
- Reservehelmenaantal 8
- Veiligheidsvestenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
- Handmegafoon
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Teamvlaggenaantal 8
- Startnummersaantal 40
- Prijzen en bekersaantal 4
- Medaillelintenaantal 24
- Tafellopersaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg scheidsrechters, vrijwilligers en materiaalreserveringen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Plan per wedstrijd minstens één verantwoordelijke voor scorebord, formulieren en omroep.
- Maak het wedstrijdschema nadat de teams zijn bevestigd en publiceer de startlijst uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Deel tegelijk de wedstrijdregels, aanrijroute en parkeeraanwijzingen.
- Controleer het terrein de dag ervoor: maai en inspecteer het veld, zet de lijnen uit en controleer doelpalen, reservehoepels en markeermateriaal. Houd meetlinten, pionnen en lijnkalk bij de hand voor correcties.
- Regel per paard een duidelijke plek voor water, hooi en halster en controleer reservehelmen en veiligheidsvesten vóór de eerste wedstrijd. Zet EHBO-koffers en zaklampen op vaste, bekende plaatsen.
- Bouw registratie, publiekszones en catering los van de speelvelden op. Test omroepinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst van deelnemers; vul koelboxen pas kort voor gebruik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een polotoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en reserveringen. Vier tot 6 weken voor de wedstrijddag leg je teams, scheidsrechters en vrijwilligers vast; de laatste week gebruik je voor terrein- en materiaalcontroles.
- Wanneer moet het wedstrijdschema van een polotoernooi klaar zijn?
- Maak het schema zodra de aanmeldingen en teamgegevens zijn gecontroleerd. Publiceer de startlijst en het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi, zodat deelnemers en vrijwilligers hun tijden kunnen controleren.
- Wat moet ik op de wedstrijddag van een polotoernooi controleren?
- Controleer vóór de eerste wedstrijd de velden, doelpalen, ballen, mallets, helmen, scoreborden en scheidsrechtersfluitjes. Test ook de omroepinstallatie en zet EHBO, paardenwaterbakken en hooinetten klaar voordat deelnemers arriveren.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een polotoernooi?
- Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van registratie, publiekszones, bewegwijzering en wedstrijdvelden. Plan extra tijd als doelpalen, partytenten, omroepapparatuur of paardenvoorzieningen nog moeten worden aangevoerd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!