Checklist pour organiser un tournoi de polo

Un tournoi de polo se prépare sur deux fronts : la compétition et l’accueil autour du terrain. Il faut confirmer le lieu, cadrer le programme, inscrire les équipes et sécuriser les arbitres avant de commander le matériel. Les derniers jours servent surtout à vérifier le terrain, les chevaux, les documents, la météo et le fonctionnement de l’accueil. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, du premier échange avec les équipes jusqu’à l’installation le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Finaliser les arbitres
Faire une réservation au club-house
Faire la réservation de matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Publier la liste de départ
Partager les règles du concours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Composer les dossiers des participants
2 personnes
Vérifier l’équipement de polo
2 personnes
Tondre et inspecter le terrain
3 personnes
Délimiter les espaces
3 personnes
Installer les buts
3 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Tester le système d’annonce
2 personnes
Préparer l’eau pour les chevaux
2 personnes
Aménager la zone de foin
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir la table d’inscription
2 personnes
Inscrire les équipes
2 personnes
Vérifier les chevaux et le matériel
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Accompagner le premier match
5 personnes
Enregistrer le résultat de la compétition
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le barriérage du public
2 personnes
Encadrer le deuxième match
5 personnes
Revérifier le terrain
3 personnes
Annoncer le programme de la pause
Encadrer le troisième match
5 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
5 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Laisser le site en toute sécurité
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le clubhouse
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Faire le tour du site pour vérifier les déchets
3 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 6
Chaises pliantesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Sets de polo-goalqté 2
Balles de poloqté 36
Maillets de poloqté 24
Balisage de terrainqté 8
Chaux de traçageqté 4
Cerceaux de rechangeqté 4
Abreuvoirs pour chevauxqté 8
Filets à foinqté 8
Licols d’écurieqté 12
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 2
Sifflets d’arbitreqté 4
Panneaux de scoreqté 2
Casques de rechangeqté 8
Gilets de sécuritéqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 8
Numéros de départqté 40
Prix et coupesqté 4
Rubans de médailleqté 24
Chemins de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le terrain avant d’inviter les équipes : le programme dépend du nombre d’inscriptions et du temps nécessaire entre les matchs. Prévois une date de décision pour les changements liés à la météo.
Demande les besoins alimentaires et les coordonnées complètes de chaque équipe au moment de l’inscription. Une relance 7 jours avant évite de chercher un contact ou une information le matin du tournoi.
Inspecte le terrain au plus tard la veille : tonte, marquage à la chaux, buts, filets et zones réservées au public doivent être vérifiés séparément. Garde du matériel de traçage et des cerceaux de rechange sur place.
Prépare un dossier par participant avec les formulaires de match, les règles et la liste de départ. Imprime quelques exemplaires supplémentaires, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Fais un test de la sonorisation, des microphones, des rallonges et des multiprises avant l’arrivée du public. Remplis les glacières et vérifie les abreuvoirs, les filets à foin et les trousses de premiers secours avant le premier match.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un tournoi de polo ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Confirme d’abord le terrain, le club-house, le programme, les arbitres et les invitations, puis réserve le matériel dès que le nombre d’équipes se précise.
Combien de temps prévoir pour installer un tournoi de polo ?: Prévois une demi-journée d’installation, idéalement la veille. Le balisage du terrain, les buts, les zones du public, le parking, les tables et la sonorisation prennent plus de temps si tout est monté le matin même.
Quand vérifier la météo pour un tournoi de polo ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et 24 heures avant le tournoi. À chaque contrôle, vérifie les accès, l’état du terrain, la sécurité du public et la possibilité de maintenir le programme.
Que faut-il préparer pour les équipes le jour du tournoi ?: Prépare les dossiers des participants, les formulaires de match, les règles, la liste de départ et les coordonnées vérifiées de chaque équipe. Ajoute au moins 10 % d’exemplaires papier supplémentaires et installe une table d’inscription clairement signalée.

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