Checklist para organizar un torneo de polo
Un torneo de polo necesita coordinar competición, caballos, terreno y público en una misma jornada. Empieza cerrando la fecha, la ubicación y la reserva del club; después confirma equipos, árbitros, inscripciones y preferencias dietéticas. En los días previos tendrás que publicar la lista de salida, preparar formularios y carpetas, revisar el material y organizar a los voluntarios. El día del torneo, el campo, los accesos, la megafonía, las zonas del público y los puntos de agua deben estar listos antes de que llegue el primer equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Invitar a los equipos
2 personas
Contratar árbitros
Hacer la reserva del club
Hacer la reserva del material
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos del equipo
2 personas
Publicar la lista de salida
Compartir las reglas del concurso
Reclutar voluntarios
2 personas
Repartir las tareas entre los voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir formularios del partido
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
Comprobar el equipo de polo
2 personas
Cortar e inspeccionar el terreno
3 personas
Marcar los campos
3 personas
Colocar las porterías
3 personas
Delimitar las zonas del público
3 personas
Señalizar el aparcamiento
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de competición
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Preparar agua para los caballos
2 personas
Montar la zona de heno
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Abrir la mesa de registro
2 personas
Inscribir equipos
2 personas
Comprobar los caballos y el material
3 personas
Instruir a los árbitros
2 personas
Recibir al público
4 personas
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
Coordinar el primer partido
5 personas
Registrar el resultado de la competición
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar el vallado para el público
2 personas
Coordinar el segundo partido
5 personas
Volver a comprobar el campo
3 personas
Anunciar el programa del descanso
Supervisar el tercer partido
5 personas
Servir el buffet
4 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
5 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Servir la última ronda de consumiciones
3 personas
Despedir al público
3 personas
Cerrar el bar
2 personas
Seguimiento
Recoger el material de competición
4 personas
Dejar el recinto seguro
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Limpiar la casa club
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Recorrer el recinto en busca de basura
3 personas
Enviar los resultados a los equipos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas altascant. 8
- Mesas de buffetcant. 6
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas de registrocant. 2
- Papeleracant. 10
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Sets de polo goalcant. 2
- Pelotas de polocant. 36
- Mazos de polocant. 24
- Cintas de marcado de campocant. 8
- Cal en polvocant. 4
- Aros de repuestocant. 4
- Bebederos para caballoscant. 8
- Redes para henocant. 8
- Cabezadas para establocant. 12
- Conoscant. 24
- Cintas métricascant. 2
- Silbatos de árbitrocant. 4
- Marcadorescant. 2
- Cascos de repuestocant. 8
- Chalecos reflectantescant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Equipo
- Sistema de megafonía
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 4
- Megáfono de mano
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cubiterascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas del equipocant. 8
- Dorsalescant. 40
- Premios y copascant. 4
- Cintas de medallacant. 24
- Manteles runnerscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 12
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el calendario de competición antes de enviar las invitaciones: los equipos necesitan saber horarios, formato y reglas para confirmar su participación. Publica la lista de salida cuando los datos de cada equipo estén comprobados.
- Reserva con antelación el club, el material deportivo y los árbitros. Deja una persona responsable de confirmar cada reserva y vuelve a comprobarlas entre 7 y 3 días antes del torneo.
- Prepara una carpeta por participante con los formularios del partido y la información práctica. Imprime copias adicionales para cambios de última hora y lleva marcadores y silbatos de repuesto.
- Revisa el terreno antes de abrir el recinto: corta e inspecciona el campo, marca sus límites, coloca las porterías y delimita las zonas del público. Señaliza también el aparcamiento para evitar cruces entre coches, espectadores y caballos.
- Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y de nuevo la mañana del torneo. Llena las neveras portátiles, coloca termos y bebederos para caballos, y asigna voluntarios con chalecos reflectantes a registro, aparcamiento y atención del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de polo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el club, el material y los árbitros, e invitar a los equipos. Deja la última semana para confirmar inscripciones, datos, voluntarios y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo se debe publicar la lista de salida de un torneo de polo?
- Publícala entre 3 y 5 días antes, cuando estén comprobados los datos de todos los equipos y el calendario sea definitivo. Envía también las reglas y la información de llegada para reducir consultas el día del torneo.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un torneo de polo?
- Deja listo el material de polo, las porterías, las cintas de marcado, la cal en polvo, los formularios y las carpetas de participantes. Comprueba además la megafonía, los micrófonos, los cables y las neveras portátiles.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un torneo de polo?
- Como base, calcula 1 voluntario para el registro, 1 para el aparcamiento y 1 por cada zona operativa con público o equipos. Para una jornada con varios partidos, asigna al menos 2 personas de reserva para cubrir pausas, cambios y emergencias.
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