Checklist voor een polotoernooi organiseren

Een polotoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en een veld vastleggen. Je regelt tegelijk de wedstrijdorganisatie, paardenzorg, veiligheid, terreinplanning en ontvangst van deelnemers en publiek. Begin met datum, arena en wedstrijdbegeleiding en werk daarna toe naar inschrijvingen, schema en deelnemersinformatie. In de laatste week draait het vooral om veldinspectie, materiaalcontrole, voer, catering en een weersafhankelijk plan voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Polo-arena reserveren
Teams uitnodigen
2 personen
Scheidsrechter vastleggen
Dierenarts vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Toernooiregels publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamsamenstelling bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen bestellen
Voerlevering bestellen
Catering bestellen
Materiaal reserveren
Weersverwachting controleren
Veldinspectie uitvoeren
2 personen
Veld maaien
2 personen
Veld besproeien
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Prijzen controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Paardenverzorging voorbereiden
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden markeren
4 personen
Doelpalen plaatsen
4 personen
Wedstrijdklokken plaatsen
2 personen
Scorebord opstellen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Paardenboxen inrichten
4 personen
Voer en water klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Paarden controleren
3 personen
Teams naar paddocks begeleiden
4 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Eerste wedstrijd begeleiden
5 personen
Tussenstand bijwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek veilig begeleiden
3 personen
Paarden tussen wedstrijden verzorgen
4 personen
Wedstrijdmateriaal herstellen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Paarden veilig stallen
4 personen
Catering afsluiten
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Doelpalen verwijderen
3 personen
Veld schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voer opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Polo-goalsaantal 2
Polo-malletsaantal 24
Polo-ballenaantal 30
Wedstrijdhesjesaantal 24
Scorebord
Wedstrijdklokkenaantal 2
Fluitjesaantal 4
Veldmarkeerlijnenaantal 2
Veldmarkeringsverfaantal 4
Meetlintenaantal 2
Reservehoofdstellenaantal 4
Reserve-teugelsaantal 6
Poetskistenaantal 6
Zadeldekkenaantal 12
Beenbeschermersaantal 24
Paardendekensaantal 12
Wateremmersaantal 24
Voerbakkenaantal 24
Paddockpanelenaantal 40
Paardenhalstersaantal 24
Lijnhalstersaantal 24
Pionnenaantal 20
Touwrollenaantal 4
Hooiruivenaantal 12
Kruiwagensaantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Handmegafoon
Portofoonsaantal 6
Mobiele opladersaantal 4

Servies

Bordenaantal 120
Kommenaantal 40
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koeltassenaantal 4

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Toernooibannersaantal 6
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de scheidsrechter, dierenarts en EHBO-bezetting vroeg vast. Controleer uiterlijk één week vooraf of iedereen beschikbaar is en deel telefoonnummers en aankomsttijden met de organisatie.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teamsamenstelling is bevestigd. Verstuur de deelnemersinformatie vervolgens uiterlijk 3 dagen voor het toernooi, inclusief starttijden, regels en praktische aanwijzingen.
Plan de veldcontrole niet alleen op de wedstrijddag. Inspecteer het terrein in de laatste week, maai en besproei volgens de omstandigheden en houd veldmarkeerlijnen, markeringsverf, meetlinten en pionnen apart klaar.
Controleer wedstrijdmateriaal per onderdeel: goals, mallets, ballen, hesjes, scorebord, wedstrijdklokken en fluitjes. Leg daarnaast reservehoofdstellen, reserve-teugels, halsters en wateremmers klaar; die worden vaak pas gemist wanneer een wedstrijd al moet beginnen.
Bestel voer, catering en dranken met een vaste lever- of ophaaltijd. Koel de dranken vooraf en richt buffettafels, tafels, stoelen en partytenten zo in dat deelnemers, publiek en paardenstromen elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een polotoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, arena, teams, scheidsrechter, dierenarts en EHBO. Reserveer daarna materiaal en catering en sluit de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijddag af.
Wat moet ik regelen voor paarden bij een polotoernooi?: Voorzie per paard een veilige plek, wateremmers, voerbakken, hooiruiven en passende verzorgingsmaterialen. Leg ook reservehoofdstellen, reserve-teugels, paardenhalsters, lijnhalsters, beenbeschermers en paardendekens klaar en bevestig de dierenarts minimaal 1 week vooraf.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor polo?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de teamsamenstelling is bevestigd, meestal 1 tot 2 weken voor het toernooi. Verstuur het definitieve schema samen met regels en deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoe bereid ik het poloveld voor op de wedstrijddag?: Voer in de laatste week een veldinspectie uit, maai en besproei het veld op basis van de omstandigheden en controleer de markeringen opnieuw op de dag zelf. Houd minimaal 30 minuten voor de eerste wedstrijd vrij voor een laatste veiligheids- en materiaalcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.