Checklist para organizar un torneo de polo sin imprevistos

Organizar un torneo de polo exige coordinar pista, equipos, caballos, árbitro, veterinario y atención sanitaria en un orden concreto. La competición no empieza el día del torneo: antes tendrás que cerrar las inscripciones, publicar las reglas y preparar el calendario. También hay que revisar el campo, el material deportivo, los premios y la alimentación de los caballos. Esta checklist te ayuda a detectar con tiempo lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del torneo
Reservar la pista de polo
Invitar a los equipos
2 personas
Contratar al árbitro
Confirmar veterinario
Organizar personal de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar las reglas del torneo
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la composición de los equipos
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios
Pedir la entrega de pienso
Pedir el catering
Reservar materiales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Realizar la inspección del campo
2 personas
Cortar el césped
2 personas
Regar el campo
2 personas
Comprobar el material de competición
2 personas
Comprobar los premios
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el cuidado de los caballos
4 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los campos de juego
4 personas
Colocar las porterías
4 personas
Colocar los cronómetros de competición
2 personas
Instalar el marcador
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar los boxes para caballos
4 personas
Preparar el alimento y el agua
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar los caballos
3 personas
Guiar a los equipos a los paddocks
4 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Coordinar el primer partido
5 personas
Actualizar el marcador
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público de forma segura
3 personas
Cuidar a los caballos entre competiciones
4 personas
Reparar el material de competición
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
5 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Realizar la entrega de premios
3 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas

Seguimiento

Estabular los caballos de forma segura
4 personas
Cerrar catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar los postes de la portería
3 personas
Limpiar el campo
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el pienso sobrante
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Porterías de polocant. 2
Mazos de polocant. 24
Pelotas de polocant. 30
Chalecos de competicióncant. 24
Marcador
Relojes de competicióncant. 2
Silbatoscant. 4
Líneas de marcaje del campocant. 2
Pintura para marcar el campocant. 4
Cintas métricascant. 2
Bridas de repuestocant. 4
Riendas de repuestocant. 6
Cajas de limpiezacant. 6
Fundas de sillacant. 12
Espinillerascant. 24
Mantas para caballoscant. 12
Cubos de aguacant. 24
Cuencos para comidacant. 24
Paneles para paddockcant. 40
Cabezadas para caballoscant. 24
Ramales de cuerdacant. 24
Conoscant. 20
Rollos de cuerdacant. 4
Rastros de henocant. 12
Carretillascant. 2

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Papeleracant. 12

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Megáfono de mano
Walkie-talkiescant. 6
Cargadores móvilescant. 4

Vajilla

Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Bolsas isotérmicascant. 4

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectante para manoscant. 6
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Banners del torneocant. 6
Banderascant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y reserva la pista antes de invitar a los equipos. Después confirma las inscripciones y la composición de cada equipo para poder elaborar un calendario realista.
Contrata al árbitro y confirma el veterinario con antelación; organiza también el personal de primeros auxilios. No dejes estas confirmaciones para la semana del torneo.
Publica las reglas y envía a los participantes el calendario, los horarios y la información logística cuando las inscripciones estén cerradas. Así podrán preparar caballos, material y desplazamientos.
Programa una inspección del campo antes de la competición. El césped, el riego, las líneas de marcaje, las porterías y el marcador deben revisarse antes de que lleguen los equipos.
Encarga con tiempo el catering, el pienso y los premios. El día anterior recoge la compra, enfría las bebidas y comprueba que estén disponibles los relojes, silbatos, mazos, pelotas y equipos de protección.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de polo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la pista, invitar a los equipos y contratar al árbitro y al veterinario. Deja la última semana para confirmar participantes, calendario, catering, pienso y previsión meteorológica.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un torneo de polo?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del torneo. Así tendrás tiempo para confirmar la composición de los equipos, publicar el calendario y enviar la información definitiva a los participantes.
¿Qué hay que revisar en el campo antes de un torneo de polo?: Haz la inspección entre 3 y 7 días antes y repásala de nuevo el día anterior. Comprueba el césped, el riego, las líneas, la pintura de marcaje, las porterías, las medidas y la seguridad de las zonas para caballos.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y el pienso?: Confirma ambos pedidos al menos 7 días antes y verifica la entrega 24 horas antes. Ten en cuenta las preferencias dietéticas recogidas durante la inscripción y prepara agua, cubos y cuencos para los caballos.

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