Checklist voor een politiebureau open dag organiseren

Een politiebureau open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen rondleidingen plannen. Je stemt programma, demonstraties en bezoekersregistratie af op de beschikbare ruimtes en zorgt dat bezoekers veilig door het gebouw en over het terrein bewegen. Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en leveranciers vroeg; die onderdelen kosten vaak meerdere werkdagen. Deze checklist helpt je de voorbereiding te ordenen, van eerste programma-afspraken tot ontvangstbalie, bewegwijzering, catering en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
Catering bestellen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Verkeersplan voor bezoekers maken
2 personen
Parkeerborden voorbereiden
Rondleidingsborden maken
2 personen
Programmaflyers drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Pakketten en promotiemateriaal klaarzetten
2 personen
Buitenterrein controleren
2 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Afzethekken plaatsen
3 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
4 personen
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes en servies klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing rondleiders geven
2 personen
Briefing demonstratieteams geven
2 personen

Event

Inloopmuziek starten
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programmaflyers uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Verkeersdemonstratie uitvoeren
4 personen
Forensische demonstratie uitvoeren
3 personen
Speurhondendemo begeleiden
3 personen
Dienstvoertuigen toelichten
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Infostands bemannen
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
Laatste rondleiding aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Eindcontrole publieksruimtes uitvoeren
3 personen
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
Avondgasten ontvangen
3 personen
Avondpresentatie begeleiden
3 personen
Avondpauze verzorgen
2 personen
Avondgasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Buitenterrein afsluiten
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afzethekken verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele pinautomatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Projector
Projectiescherm
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 200
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Dienbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 12
Infobordenaantal 12
Routebordenaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 150
Parkeerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Kinderhelmenaantal 20
Loopfietsenaantal 6
Vingerafdruksetsaantal 6
Vergrootglazenaantal 10
Handschoenen voor demonstratiesaantal 50

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de rondleidingsroute vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per groep de maximale grootte en plan extra tijd tussen rondleidingen voor doorstroming, vragen en het wisselen van begeleiders.
Reserveer demonstraties en portofoons, luidsprekers of draadloze microfoons vroeg. Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en controleer meteen verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en opgeladen powerbanks.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma definitief zijn. Verzamel daarbij dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, zodat je catering, route en zitplaatsen niet pas op de eventdag hoeft aan te passen.
Maak voor bezoekers één duidelijk verkeersplan met parkeerborden en een aparte route naar de ontvangstbalie. Controleer het buitenterrein op obstakels en zet rondleidingsborden en programmaflyers klaar vóór de eerste bezoekers arriveren.
Tel drankglazen, koffiekopjes, borden en bestek per gepland bezoekersblok plus een reserve. Koel dranken op tijd, zet koffie- en waterpunten logisch neer en houd catering en aanmeldlijst bij de ingang gescheiden van de rondleidingsstroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politiebureau open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en meldingen. Reserveer demonstraties, leveranciers en catering zodra het programma vaststaat; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een open dag op een politiebureau?: Dat hangt af van bezoekersaantallen, demonstraties, gebruik van het buitenterrein en verkeersmaatregelen. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf welke vergunningen of meldingen nodig zijn en houd rekening met lokale behandelingstermijnen.
Hoe organiseer ik rondleidingen tijdens een politiebureau open dag?: Werk met vaste tijdsloten en een maximumaantal bezoekers per groep. Plan minimaal 10 minuten tussen twee groepen voor vertrek, vragen en het vrijmaken van de route, en geef begeleiders een programmaflyer of briefing.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor bezoekers?: Zorg vóór opening voor een ontvangstbalie, aanmeldlijst, naambadges, rondleidingsborden, parkeerborden en programmaflyers. Test daarnaast microfoons, luidsprekers, laptops, tablets en mobiele pinautomaten minimaal 30 minuten voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.