Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au commissariat

Une journée portes ouvertes au commissariat demande une préparation plus structurée qu’un simple accueil du public. Il faut coordonner les autorisations, les inscriptions, le parcours de visite, les démonstrations et la circulation des visiteurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux badges, aux panneaux, au catering et aux équipements techniques. Prévoyez aussi des solutions pour les personnes à mobilité réduite et un espace extérieur exploitable le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Commander le catering
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Élaborer le plan de circulation pour les visiteurs
2 personnes
Préparer les panneaux de stationnement
Créer les panneaux de visite guidée
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les colis et le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier l’espace extérieur
2 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et la vaisselle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Donner le briefing aux équipes de démonstration
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ambiance
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les flyers du programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Réaliser une démonstration de circulation
4 personnes
Réaliser une démonstration médico-légale
3 personnes
Encadrer la démonstration de chiens de recherche
3 personnes
Présenter les véhicules de service
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
Annoncer la dernière visite guidée
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Effectuer la vérification finale des espaces publics
3 personnes
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
Accueillir les invités du soir
3 personnes
Animer la présentation du soir
3 personnes
Assurer la pause du soir
2 personnes
Accompagner les invités du soir
3 personnes

Suivi

Fermer le site extérieur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les données d’inscription
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Accueil
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 200
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Panneaux d’informationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Casques pour enfantsqté 20
Draisiennesqté 6
Kits d'empreintes digitalesqté 6
Loupesqté 10
Gants pour les démonstrationsqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et les autorisations : déposez les déclarations suffisamment tôt pour disposer d’un délai de plusieurs semaines avant l’événement.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est défini. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accessibilité afin d’ajuster les groupes et le catering.
Prévoyez un parcours avec des points d’arrêt clairement signalés. Imprimez les panneaux de visite, le programme et la liste des inscrits au plus tard la veille, puis gardez quelques exemplaires vierges à l’accueil.
Testez le matériel technique sur place avant l’ouverture : microphones sans fil, haut-parleurs, projecteur, rallonges, multiprises et batteries externes doivent fonctionner sans dépendre d’une seule prise ou d’un seul appareil.
Le jour J, refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public. Réservez une personne pour l’accueil, une autre pour les groupes et utilisez les talkies-walkies lorsque les visiteurs sont répartis sur plusieurs zones.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes au commissariat ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de déposer les autorisations, confirmer les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et tester le parcours de visite.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que les horaires et le parcours sont stabilisés. Traitez les inscriptions chaque semaine et faites un dernier point 3 jours avant l’accueil du public.
Combien de visiteurs prévoir par groupe de visite ?: Constituez des groupes de 10 à 15 personnes pour que chacun entende les explications et voie les démonstrations. Ajustez ce nombre selon la capacité des salles, la durée du parcours et les règles de sécurité du commissariat.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes au commissariat ?: La veille, vérifiez les inscriptions, imprimez les badges et les listes, installez les panneaux, testez le son et rechargez les batteries. Préparez aussi les boissons, les en-cas et le matériel d’accueil pour éviter les courses de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.