Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la comisaría

Una jornada de puertas abiertas en una comisaría necesita más coordinación que una visita guiada normal: hay que controlar los accesos, los recorridos, las demostraciones y la atención a las familias. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y los permisos hasta el catering, las acreditaciones y la señalización. Planifica con varias semanas de margen para poder gestionar las inscripciones, adaptar el recinto y probar el equipo antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Presentar permisos y notificaciones
Definir la ruta del recorrido
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar proveedores
Pedir el catering
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Preparar un plan de tráfico para los visitantes
2 personas
Preparar señales de aparcamiento
Crear señalización para la visita guiada
2 personas
Imprimir folletos del programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de inscritos
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar paquetes y material promocional
2 personas
Revisar el recinto exterior
2 personas
Despejar la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar vallas de delimitación
3 personas
Colgar flechas de ruta
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Preparar el material de demostración
4 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos y vajilla
3 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar la briefing a los guías
2 personas
Dar briefing a los equipos de demostración
2 personas

Evento

Poner la música de ambiente
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Guiar visitas
6 personas
Realizar la demostración de tráfico
4 personas
Realizar la demostración forense
3 personas
Coordinar la demostración de perros rastreadores
3 personas
Presentar los vehículos de servicio
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
Anunciar la última visita guiada
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Realizar la revisión final de las zonas de público
3 personas
Preparar el programa de la noche
3 personas
Recibir a los invitados de la noche
3 personas
Acompañar la presentación de la noche
3 personas
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
Despedir a los invitados de la noche
3 personas

Seguimiento

Cerrar el área exterior
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar las vallas de delimitación
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el material
3 personas
Limpiar las zonas de público
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar datos de inscripción
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Terminales de pago móvilescant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Enrollacablescant. 3
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 150
Bandejascant. 150
Platoscant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 200
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejascant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globoscant. 200
Pesos para globoscant. 12
Carteles informativoscant. 12
Señales de rutacant. 20
Atriles para programascant. 6
Mantelescant. 12
Portanombrescant. 150
Señales de aparcamientocant. 8
Pizarrascant. 6

Material deportivo

Conos de tráficocant. 30
Vallas de separacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 20
Cascos infantilescant. 20
Bicicletas de equilibriocant. 6
Kits de huellas dactilarescant. 6
Lupascant. 10
Guantes para demostracionescant. 50

Iluminación

Focos LED de montajecant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la ruta del recorrido con suficiente antelación. Si habrá demostraciones, registra cada una y asigna un responsable, una duración y una zona segura para el público.
Presenta los permisos y las notificaciones antes de abrir las inscripciones. Incluye en el formulario las preferencias dietéticas y cualquier necesidad de accesibilidad para evitar cambios de última hora.
Prepara un plan de tráfico específico para visitantes: señaliza el aparcamiento, separa la entrada del recorrido y coloca un mostrador de recepción con la lista de inscritos y las acreditaciones.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes. Comprueba micrófonos, altavoces, proyector, portátiles, tablets, walkie-talkies, cables alargadores, regletas y baterías externas.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas con antelación. Deja listos los vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y aperitivos antes de que comience la primera visita.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una comisaría?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, presentar permisos, reservar proveedores, abrir las inscripciones y preparar el plan de tráfico.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la jornada de puertas abiertas?: Ábrelas aproximadamente 4 semanas antes y ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista de inscritos, preparar acreditaciones y ajustar el catering.
¿Qué hay que preparar para una visita guiada en una comisaría?: Define la ruta, la duración y el tamaño de cada grupo; como referencia, organiza grupos de 15 a 20 personas si el espacio es limitado. Prepara señalización, folletos del programa y una persona responsable de cada recorrido.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo y las demostraciones?: Haz una revisión completa 24 horas antes y una prueba breve el mismo día, al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba sonido, proyección, comunicación por walkie-talkie, alimentación eléctrica y materiales de cada demostración.

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