Zo organiseer je een poëzieworkshop

Begin met de datum, locatie en opbouw van de workshop. Leg daarna de docent en eventuele voordragers vast, zodat je uitnodigingen met een duidelijk programma kunt versturen. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens ruim vóór de bijeenkomst. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf door niet-geteste techniek, te weinig werkruimte of materialen die nog geprint moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Workshopprogramma opstellen
3
Docent en voordragers vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Reservering en toegang controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Werkbladen en schrijfopdrachten maken
12
Presentatie en muziek klaarzetten
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Houdbare catering opslaan
15
Verse producten koelen
16
Werkbladen printen
17
Naambadges voorbereiden
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Werkplekken inrichten
2 personen
20
Creatief materiaal klaarleggen
2 personen
21
Projector en laptop testen
2 personen
22
Geluidsniveau en microfoon testen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Buffet en servies klaarzetten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Programma en afspraken toelichten
28
Kennismakingsronde begeleiden
29
Schrijfoefening begeleiden
30
Koffie en thee bijvullen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Feedbackronde begeleiden
33
Poëzietechnieken demonstreren
34
Avondmaaltijd klaarzetten
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Open podium begeleiden
2 personen
38
Afsluitende voordrachten begeleiden
39
Deelnemers bedanken en uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Servies verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
43
Materialen verzamelen en inpakken
2 personen
44
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen en opbergen
47
Geleende materialen retourneren
48
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafel
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3

Kantoorbenodigdheden

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overblokaantal 2
Stiftenaantal 2
Printerpapieraantal 2
Naambadgesaantal 40
Plakbriefjesaantal 6
Papieren paperclips

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplateausaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarsloze tafellantaarnsaantal 6
Welkomstbord
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Sponzenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer een eigen werkplek met stoel, notitieblok, pennen en potlood. Zet extra schrijfmaterialen klaar voor deelnemers die iets vergeten.
Test laptop, projector, scherm, speaker en microfoon uiterlijk de dag ervoor op de daadwerkelijke locatie. Controleer ook of verlengsnoeren lang genoeg zijn en of het geluidsniveau geschikt is voor voordrachten.
Print werkbladen en schrijfopdrachten minstens één dag vooraf en maak per deelnemer een exemplaar plus ongeveer 10 procent reserve. Leg ook naambadges klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Stuur het definitieve programma en de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, toegang, locatie, pauzemomenten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Koop houdbare catering eerder en koel verse producten direct na aankoop. Zet koffie, thee, water, mokken, glazen en servies vóór de ontvangst klaar, zodat de workshop niet wordt onderbroken voor praktische zaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzieworkshop?: Reken voor een complete workshop op 2,5 tot 3 uur, inclusief een korte pauze. Plan extra tijd als deelnemers hun werk voordragen of als er meerdere schrijfopdrachten zijn.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een poëzieworkshop versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen en catering kunt afronden.
Hoeveel schrijfmaterialen heb ik per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minstens één notitieblok, twee balpennen en een potlood met gum. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra materiaal klaar voor vergeten of zoekgeraakte spullen.
Wanneer moet ik de techniek voor een poëzieworkshop testen?: Test projector, laptop, speaker en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf op locatie. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.