Boodschappenlijst voor een platenruilbeurs

Voor een platenruilbeurs heb je meer nodig dan tafels voor de platen. Bezoekers willen kunnen luisteren, verkopers moeten hun spullen overzichtelijk uitstallen en betalingen moeten vlot verlopen. Regel apparatuur, stroom en wisselgeld uiterlijk enkele dagen vooraf; die onderdelen zijn lastig op het laatste moment te vervangen. Reken daarnaast op koffie, water en eenvoudige catering voor verkopers en bezoekers. Gebruik deze lijst naast het draaiboek om te controleren wat je moet kopen, lenen of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Platenspelersaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
Hoofdtelefoonversterkersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Batterijlampenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Telefoonladersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 2
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Pijlbordenaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfpapieraantal 2
Prijsstickersaantal 500
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theezakjes - 150 stuks
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrije bier - 24 flesjes
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Salsa - 4 potten
- Zoute pinda's - 3 zakken
- Olijven - 3 potten
- Kaasblokjes - 3 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Stokbroden - 8 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Hummus - 6 bakjes
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Kruidenkaas - 6 bakjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Papieren rietjes - 150 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 2 pakken
- Microvezeldoeken - 2 pakken
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Plan per verkoper een tafel en houd minimaal één extra tafel achter de hand voor administratie, catering of onverwachte aanmeldingen. Tafelkleden maken prijskaartjes en platenhoezen bovendien beter zichtbaar.
Voor elk luisterstation heb je een platenspeler, koptelefoon en hoofdtelefoonversterker nodig. Test alle combinaties vooraf en leg stroomkabels langs de rand van de ruimte, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Regel contant wisselgeld in meerdere coupures en gebruik per verkooppunt een kassabox. Neem ook een rekenmachine mee; bij een drukke beurs ontstaan fouten sneller wanneer prijzen en verkochte aantallen apart worden bijgehouden.
Zet koffiezetapparaten en waterkokers niet naast de platenspelers of kabels. Voorzie koffie in thermoskannen en gebruik koelboxen voor gekoelde dranken, zodat de verkooptafels vrij blijven.
Maak bewegwijzering groter dan een vel A4 als bezoekers vanaf de ingang moeten zoeken. Plaats pijlborden, beursbanners en tafelnummers vóór de opening en leg naamkaartjes, polsbandjes en klemborden klaar bij de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een platenruilbeurs?: Reken minimaal op tafels, stoelen, tafelkleden, platenspelers, koptelefoons, hoofdtelefoonversterkers, stekkerdozen en verlengkabels. Voeg kassaboxen, rekenmachines, wisselgeld, bewegwijzering en koffie- en serviesbenodigdheden toe.
Hoeveel luisterstations heb ik nodig op een platenruilbeurs?: Plan één luisterstation per 10 tot 15 verkopers als meerdere bezoekers tegelijk platen willen beluisteren. Voor 30 verkopers kom je daarmee uit op 2 tot 3 stations; test elk station vóór de deuren opengaan.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenruilbeurs?: Reserveer in principe één tafel per verkoper en houd 1 tot 2 extra tafels vrij voor ontvangst, catering of late aanmeldingen. Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel verkopers definitief komen, zodat je de indeling kunt aanpassen.
Wanneer moet ik koffie, catering en wisselgeld regelen?: Bestel catering en controleer koffieapparaten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Regel het contante wisselgeld minimaal 1 dag voor de beurs en verdeel het op de ochtend zelf over de kassaboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.