Zo organiseer je een plantenruilmarkt

Een plantenruilmarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met duidelijke ruilregels en een overzichtelijke aanmelding. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en bepaal hoeveel planten en deelnemers de ruimte aankan. Daarna richt je de registratie, ruilzones en plantenkratten zo in dat bezoekers snel weten waar ze moeten zijn. Plan de opbouw ruim voor de opening: partytenten, tafels, infoborden en koffievoorziening kosten meer tijd dan je vooraf denkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Ruilregels publiceren
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Vrijwilligers indelen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Benodigdheden inventariseren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Tafels en stoelen ophalen
3 personen
14
Materialen sorteren
2 personen
15
Ruilkaarten voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Ruilzones markeren
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Plantenkratten klaarzetten
3 personen
24
Infoborden ophangen
2 personen
25
Koffie en thee bereiden
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen
29
Bezoekers ontvangen
3 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Planten innemen en labelen
3 personen
32
Ruiltafels begeleiden
4 personen
33
Plantadvies geven
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Overgebleven planten registreren
2 personen
38
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Planten en materialen inpakken
4 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Afval afvoeren
2 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Materialen retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kratten voor plantenaantal 24
Statafelsaantal 3
Registratietafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Elektronische weegschaal
Gieteraantal 4

Decoratie

Infobordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Plantkaartjesaantal 250
Wasbare vlaggenlijnenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Kleedjes voor plantentafelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de ruilregels tegelijk met de uitnodiging en het aanmeldformulier. Zet er concreet in hoeveel planten iemand mag meenemen, of stekjes zijn toegestaan en hoe je omgaat met planten zonder naamkaartje.
Plan de deelnemersbevestiging uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt. Verzamel dan ook dieetwensen en deel vrijwilligers in voor registratie, ruilzones, koffie en opruimen.
Maak per ruilzone een zichtbaar infobord en gebruik plantkaartjes met minimaal de plantnaam en verzorgingsinformatie. Zonder kaartjes blijven planten vaak staan omdat bezoekers niet weten wat ze meenemen.
Reserveer op de opbouwdag minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, kratten, pijlborden en registratie. Test verlenghaspels, stekkerdozen en koffiezetapparaten voordat deelnemers arriveren.
Zet de registratietafel direct bij de ingang en leg de afgedrukte deelnemerslijst, naamstickers en ruilkaarten klaar. Houd extra kratten en een gieter apart voor planten die tijdens de markt tijdelijk verzorging nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een plantenruilmarkt organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de markt, zodat je deelnemers en vrijwilligers tijdig kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een plantenruilmarkt op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het markeren van ruilzones, het ophangen van infoborden en het inrichten van de registratie. Plan nog 30 minuten extra als je partytenten opbouwt.
Wat moet er op een plantkaartje staan?: Zet minimaal de plantnaam en de belangrijkste verzorgingsinformatie op elk kaartje. Voeg bij voorkeur ook lichtbehoefte en waterbehoefte toe; bereid de kaartjes 1 tot 2 dagen vooraf voor.
Wanneer bevestig je deelnemers voor een plantenruilmarkt?: Bevestig deelnemers 3 tot 5 dagen voor de markt, nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Vermeld daarin de aanvangstijd, ruilregels, locatie en wat ze zelf moeten meebrengen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.