Pinksterbrunch organiseren: checklist en planning

Een Pinksterbrunch organiseren lukt het soepelst als je eerst het aantal gasten en de locatie vastlegt. Daarna regel je uitnodigingen, dieetwensen, menu en reserveringen, zodat je boodschappen gericht kunt doen. Plan de voorbereiding in twee delen: houdbare spullen en decoratie vooraf, verse ingrediënten en gekoelde dranken vlak voor de brunch. Controleer bij een buitenbrunch ook de weersverwachting en zorg dat tafels, stoelen, buffettafels en serveermateriaal op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve aantallen bevestigen
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Indeling van locatie maken
2 personen
Dieetlabels voorbereiden
Decoratie controleren
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Eieren koken
2 personen
Sauzen en dressings bereiden
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koude gerechten klaarzetten
3 personen
Warme gerechten bereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Brunchbuffet openen
2 personen
Gerechten aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijschenken
2 personen
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Buffet en tafels tussentijds reinigen
2 personen
Dessertbuffet serveren
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Buffetmateriaal reinigen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 55
Dessertbordenaantal 55
Kommetjesaantal 55
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2
Bluetoothspeaker

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pinksterdecoratie

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor borden, glazen, bestek en porties, en houd voor servies ongeveer 10 procent extra achter de hand.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak uiterlijk 2 dagen vooraf dieetlabels. Zo voorkom je dat gasten bij het buffet moeten raden welke gerechten geschikt zijn.
Doe houdbare boodschappen en controleer servies, tafelkleden en decoratie minimaal 2 dagen vooraf. Was groenten en fruit, koel dranken en zet brood en andere verse producten pas op de laatste dag klaar.
Bereid de onderdelen met een langere bereidingstijd de dag ervoor: kook de eieren, maak sauzen en dressings en portioneer desserts. Bewaar alles afgesloten en plan op de brunchdag tijd voor het opmaken en uitserveren.
Zet het buffet zo neer dat gasten eerst borden en bestek pakken en daarna langs de gerechten lopen. Plaats koffie, water en glazen op een aparte plek en controleer 2 uur voor aanvang of warmhoudschalen, koffiezetapparaat en waterkokers werken.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur je uitnodigingen voor een Pinksterbrunch?: Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 1 week voor de brunch te reageren, inclusief dieetwensen en allergieën.
Hoeveel servies heb je nodig voor een Pinksterbrunch?: Reken per gast op 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 kommetje, 1 koffiekopje, 2 glazen en 1 bestekset. Leg bij een brunch van maximaal 10 gasten minstens 1 extra set per soort klaar voor breuk of een tweede ronde.
Wat kun je de dag ervoor klaarmaken voor een Pinksterbrunch?: Kook de eieren, bereid sauzen en dressings en portioneer de desserts 1 dag vooraf. Je kunt ook de tafelschikking, decoratie en houdbare voorraad klaarzetten; houd groenten, fruit en gekoelde dranken tot de laatste dag apart.
Hoe laat moet je beginnen met de voorbereiding van een Pinksterbrunch?: Begin 3 uur voor aanvang met tafels en stoelen, het buffet en het dekken. Zet 2 uur vooraf de dranken koud, controleer de apparatuur en maak de verse gerechten af; reserveer de laatste 30 minuten voor labels en een opruimronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.