Parkwandeling organiseren: checklist en planning

Een parkwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, rustpunten en een picknickplek, en op de dag zelf moeten ontvangst, route en catering tegelijk lopen. Begin met de route en reservering, informeer deelnemers daarna duidelijk en plan de opbouw ruim voor de eerste start. Met deze checklist houd je overzicht over de wandeling, de picknick en de materialen op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route controleren
2 personen
Reservering picknickplek maken
Rustpunten bepalen
2 personen
Routekaart maken
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routepakketten samenstellen
2 personen
Wegbewijzering voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Route uitzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstbriefing geven
Wandeling begeleiden
3 personen
Rustpunten bemannen
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Deelnemers terug verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routebewijzering ophalen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Startnummersaantal 60
Klembordenaantal 4
Fluitjesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Reflectiehesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal één week vooraf en loop lastige stukken zelf na. Plan rustpunten op vaste plekken en maak een routekaart die ook zonder mobiele verbinding bruikbaar is.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de wandeling. Zo kun je hapjes, drank en servies gericht voorbereiden en voorkom je dat iemand bij de picknick niets kan eten.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Bij kans op regen moeten partytenten, kleedjes en een droge plek voor routepakketten al klaarstaan.
Zet ontvangst en catering niet op dezelfde tafel. Gebruik de inschrijftafel voor registratie en startnummers en richt een aparte cateringtafel in met water, koffie, bekers en serveerschalen.
Test de draagbare speaker en verlichting vóór deelnemers arriveren. Leg routepijlen, fluitjes en een EHBO-koffer bij de begeleiding klaar, niet achteraf in een opslagruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parkwandeling organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, routecontrole en de reservering van de picknickplek. Rond de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de wandeling af.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een parkwandeling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, verdeeld over water, koffie en andere dranken. Neem extra water mee als de route langer dan 2 uur duurt of er warm weer wordt verwacht.
Wanneer moet ik de route uitzetten?: Zet de routepijlen en eventuele wegbewijzering op de ochtend zelf uit, ongeveer 1 tot 2 uur voor de start. Controleer daarna de volledige route nog één keer, omdat pijlen kunnen zijn verplaatst.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een parkwandeling?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over de uitvoering op basis van de weersverwachting. Regel bij regen partytenten, droge zitplekken en bescherming voor eten en routepakketten; informeer deelnemers opnieuw zodra het plan vaststaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.