Checklist voor een paracyclingwedstrijd organiseren

Een paracyclingwedstrijd organiseren vraagt vooral om een strak parcoursplan, duidelijke veiligheidsafspraken en betrouwbare registratie van deelnemers en uitslagen. Begin met het wedstrijdformat en de locatie, en werk daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering uit. Regel tijdig de tijdwaarneming, dranghekken, sanitaire voorzieningen en EHBO-bezetting. In de laatste weken draait alles om startindeling, deelnemersinformatie, routeborden, startnummers en een volledige controle van materiaal en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
2 personen
Parcours uitwerken
3 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Verzekering controleren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Uitslagenprocedure vastleggen
2 personen
Reservering dranghekken maken
Reservering tijdwaarneming maken
Reservering sanitaire voorzieningen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Vrijwilligersbriefing schrijven
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers drukken
2 personen
Polsbandjes klaarleggen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Parcours controleren
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Briefingruimte inrichten
2 personen
Opbouwploeg instrueren

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Dranghekken plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Wedstrijdklok installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijving openen
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Fietsen en hulpmiddelen stallen
3 personen
Technische controle uitvoeren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Warm-upzone begeleiden
2 personen
Wedstrijd starten
5 personen
Ronde- en finishregistratie uitvoeren
4 personen
Parcoursveiligheid bewaken
12 personen
Waterpunten bevoorraden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Finishers opvangen
4 personen
Prijzenceremonie uitvoeren
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Publieksbegeleiding uitvoeren
4 personen
Laatste meldingen registreren
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal uitschakelen
2 personen
Parcours vrijmaken
6 personen
Dranghekken afbreken
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersfoto's versturen
Gevonden voorwerpen registreren
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Registratiebaliesaantal 3
Tassenrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Rondebord
Routepijlenaantal 40
Koerslintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 60
Fietsreparatiestandaardaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Basis fietsgereedschapaantal 3
Bidonkrattenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Fluitjesaantal 15
Stopbordenaantal 12
Nooddekensaantal 20
Reservefietshandschoenenaantal 6
Fietsstandaardsaantal 12
Medaillelintenaantal 120
Wedstrijdmedaillesaantal 30
Trofeeënaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 20
Tijdwaarnemingschipsaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Startlijnmarkering
Finishlijnmarkering

Apparatuur

Wedstrijdklok
Tijdwaarnemingssysteem
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Mobiele portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
AED
Zaklampenaantal 6
Verkeersbarrièresaantal 20
Laminator
Labelprinter
Reservebatterijenaantal 40
Walkietalkie laadstationaantal 2
USB-geheugensticksaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffielepeltjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Thermosbekersaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Podiumachtergrond
Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Prijzentafelkleed
Podiumblokkenaantal 3
Start- en finishbordenaantal 2
Sponsorbordenaantal 12
Podiumdoekenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikbezemsaantal 2
Vuilniswagensaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Recyclingbakkenaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat en parcours eerst vast. Vraag daarna de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen aan; zonder definitieve route kun je verkeersposten, routepijlen en koerslint niet goed plannen.
Maak uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd een vrijwilligersindeling met verkeersposten, EHBO, inschrijving en finish. Plan daarnaast een korte briefing, zodat iedereen weet waar hij moet staan en wie via de portofoon bereikbaar is.
Controleer de deelnemerslijst twee keer: na sluiting van de aanmeldingen en opnieuw vlak voor de wedstrijd. Verzamel dieetwensen, wijs startnummers toe en zet de startindeling klaar voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Test tijdwaarnemingssysteem, wedstrijdklok, laptop, printers en geluidsinstallatie vooraf samen. Regel verlengkabels en stekkerdozen op basis van de werkelijke opstelling en wijs één persoon aan voor de uitslagenprocedure.
Plan een materiaalcontrole op de dag vóór de wedstrijd. Controleer onder meer start- en finishboog, routeborden, verkeerskegels, fietsenrekken, bidonkratten, fietspompen, reservebinnenbanden en basis fietsgereedschap; ontbrekende onderdelen vallen anders pas tijdens de opbouw op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paracyclingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met format, locatie en parcours. Vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en reserveringen voor tijdwaarneming, dranghekken en sanitaire voorzieningen moeten ruim vóór de wedstrijddag lopen.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een paracyclingwedstrijd?: Leg het parcours, verkeersposten en verkeersmaatregelen vast en regel een bezette EHBO-post. Controleer daarnaast routepijlen, koerslint, verkeerskegels, portofoons en de bereikbaarheid van de wedstrijdleiding vóór de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een paracyclingwedstrijd?: Het aantal hangt af van de lengte en het aantal kruisingen van het parcours. Maak per verkeerspost minimaal één vrijwilliger vrij en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, EHBO-ondersteuning, materiaal en uitslagen.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie en startnummers?: Stuur de deelnemersinformatie zodra de deelnemerslijst en startindeling gecontroleerd zijn, bij voorkeur uiterlijk één week voor de wedstrijd. Druk startnummers en leg startnummerbanden daarna klaar, zodat de inschrijving op de wedstrijddag niet vertraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.