Organiser une course de paracyclisme : la checklist complète

Une course de paracyclisme demande une coordination précise entre parcours, sécurité, participants et logistique. Commence par définir le format de la compétition, puis verrouille le lieu, les autorisations et les mesures de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les besoins d’accessibilité et tester le chronométrage. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
3 personnes
Confirmer le lieu de la compétition
2 personnes
Concevoir le parcours
3 personnes
Demander l'autorisation du parcours
Demander des mesures de circulation
Vérifier l’assurance
Inviter les participants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le tableau de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Fixer la procédure de résultats
2 personnes
Réserver des barrières de sécurité
Effectuer une réservation pour le chronométrage
Réservation des sanitaires
Assurer la présence des secours
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Rédiger le briefing des bénévoles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Préparer les bracelets
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Vérifier le parcours
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Aménager la salle de briefing
2 personnes
Briefer l'équipe de montage

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Entreposer les vélos et les aides techniques
3 personnes
Effectuer le contrôle technique
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Encadrer la zone d’échauffement
2 personnes
Lancer la compétition
5 personnes
Effectuer l’enregistrement des passages au tour et à l’arrivée
4 personnes
Veiller à la sécurité du parcours
12 personnes
Approvisionner les points d’eau
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Assurer l’accompagnement du public
4 personnes
Enregistrer les dernières notifications
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de compétition
2 personnes
Dégager le parcours
6 personnes
Démonter les barrières de sécurité
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer les photos des participants
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Sets de nappesqté 4
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 30
Portants à vêtementsqté 2
Bureaux d’inscriptionqté 3
Portants à sacsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Tableau rond
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 12
Cônes de signalisationqté 60
Support de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Outillage vélo de baseqté 3
Caisses de bidonsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 15
Panneaux STOPqté 12
Couvertures de survieqté 20
Gants de vélo de rechangeqté 6
Supports à vélosqté 12
Rubans de médailleqté 120
Médailles de compétitionqté 30
Trophéesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 20
Puces de chronométrageqté 120
Braceletsqté 150
Marquage de la ligne de départ
Marquage de la ligne d’arrivée

Équipement

Chronomètre de compétition
Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Lampes de pocheqté 6
Barrières de circulationqté 20
Plastifieuse
Imprimante d'étiquettes
Piles de rechangeqté 40
Station de recharge pour talkies-walkiesqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 2
Mugs isothermesqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux des paysqté 12
Panneaux de directionqté 20
Nappe pour table des prix
Blocs de podiumqté 3
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux de sponsorqté 12
Tentures de scèneqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balais à boîtesqté 2
Camions-poubellesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Bacs de recyclageqté 6

Conseils

Demande l’autorisation du parcours et les mesures de circulation au moins 6 à 8 semaines avant la course. Sans cette validation, le tracé, les postes de circulation et la signalisation restent susceptibles de changer.
Clôture les inscriptions assez tôt pour vérifier les besoins alimentaires, établir le tableau de départ et attribuer les numéros. Envoie ensuite les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant l’épreuve.
Prévois un briefing écrit pour les bénévoles et répartis les postes de circulation avant le jour J. Indique pour chaque poste l’horaire d’arrivée, le moyen de communication et la procédure à suivre en cas d’incident.
Réserve séparément le système de chronométrage, les sanitaires, les barrières et les secours. Contrôle leur présence la veille ou au moins 2 heures avant le départ, car un oubli dans ces postes bloque rapidement toute la compétition.
Regroupe le matériel de parcours et de réparation dans une zone identifiable : cônes, flèches, arche, ruban d’arrivée, pompes, chambres à air et outillage. Teste aussi les talkies-walkies, la sonorisation, les rallonges et les multiprises avant l’accueil des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de paracyclisme ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations du parcours, de confirmer l’assurance, de réserver les secours et le chronométrage, puis de recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie-les au moins 7 jours avant la course, après vérification de la liste des participants et du tableau de départ. Ajoute les horaires, le parcours, les consignes d’accessibilité, le retrait des dossards et les contacts utiles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de paracyclisme ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais chaque poste de circulation doit avoir une personne identifiée, avec des renforts pour l’accueil, les dossards, les résultats et la zone d’arrivée. Établis la répartition au moins 2 semaines avant l’épreuve.
Quand tester le chronométrage et la sonorisation ?: Effectue un test complet la veille si le site est accessible, puis un contrôle final au moins 2 heures avant le départ. Vérifie le système de chronométrage, l’ordinateur, les imprimantes, les microphones, les câbles et les moyens de communication.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.