Zo organiseer je een pannenkoekenactie

Een pannenkoekenactie staat of valt met een goede volgorde: eerst weet je hoeveel bezoekers en vrijwilligers je verwacht, daarna regel je locatie, bakplaten, voorraad en betaling. Verzamel dieetwensen voordat je het menu en de boodschappen vastlegt. Op de dag zelf werk je met aparte bakstations, een duidelijk uitgiftepunt en een gekoelde voorraad. Zo voorkom je dat beslag, servies of stroom pas tijdens de actie problemen opleveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bezoekersaantal vastleggen
5
Vrijwilligers indelen
2 personen
6
Locatie en stroom controleren
2 personen
7
Bakplaten reserveren
8
Menu en prijzen vastleggen
2 personen
9
Allergeneninformatie opstellen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Voorraad servies controleren
12
Betaalmiddelen controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
15
Verse ingrediënten koelen
2 personen
16
Pannenkoekenbeslag voorbereiden
3 personen
17
Fruit en toppings snijden
3 personen
18
Sausjes en beleg klaarzetten
2 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Locatie schoonmaken
3 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Bakstations inrichten
4 personen
24
Stroom aansluiten en testen
2 personen
25
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
26
Betaalpunt inrichten
2 personen
27
Menuborden ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen
30
Werkplekken hygiënisch maken
3 personen

Event

31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Bestellingen opnemen
2 personen
33
Pannenkoeken bakken
5 personen
34
Pannenkoeken uitserveren
3 personen
35
Toppings aanvullen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Tafels tussendoor afruimen
2 personen
39
Laatste bestellingen verwerken
3 personen

Nazorg

40
Bakplaten uitschakelen
2 personen
41
Voedsel veilig opbergen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Keukenmateriaal reinigen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Tenten en versiering afbreken
4 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
51
Betaalgegevens veilig afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8

Servies

Bordenaantal 80
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 80
Glazenaantal 80

Keuken

Elektrische bakplatenaantal 5
Pannenkoekspatelsaantal 10
Beslaglepelsaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatkannenaantal 6
Gardeaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerlepelsaantal 10
Uitgiftebakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Knijpflessenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Betaalterminal
Kassa

Catering

Contantegeldbox
Serveerbladenaantal 4
Schortenaantal 10
Hittebestendige handschoenenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Allergenenkaartaantal 3
Clipboardsaantal 3
Pennenaantal 12
Nummerkaartjesaantal 80
Boodschappen

Decoratie

Menubordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Ledwerklampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Droogrekkenaantal 3

Tips

Leg het bezoekersaantal uiterlijk enkele dagen voor de actie vast. Gebruik de aanmeldingen ook om dieetwensen en allergieën te verzamelen, zodat je allergeneninformatie klaar hebt voordat je boodschappen doet.
Controleer de stroomvoorziening vóór je bakplaten reserveert. Test verlenghaspels en stekkerdozen op locatie en verdeel de elektrische bakplaten over aansluitpunten; te veel apparaten op één groep zorgt voor uitval.
Plan vrijwilligers per taak in plaats van alleen per tijdstip. Zet mensen apart voor bakken, toppings, uitgifte, betalingen en aanvullen, en houd minstens één persoon vrij om voorraad of wachtrijen op te vangen.
Bereid houdbare voorraad eerder voor, maar koel verse ingrediënten direct. Maak beslag en snijd fruit zo laat mogelijk; zet koelboxen klaar voor toppings die niet op kamertemperatuur mogen blijven.
Richt de publieksstroom in één richting in: bestellen en betalen, wachten bij het uitgiftepunt en daarna beleg of drinken pakken. Controleer vóór opening of borden, mokken, bestek, servetten, betaalmiddelen en contant geld op hun plek liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een pannenkoekenactie?: Reken bij een kleine actie op minimaal 1 vrijwilliger per bakstation en daarnaast op mensen voor uitgifte, betaling en aanvullen. Plan voor elk onderdeel ten minste één reservepersoon in, zodat een pauze of uitval niet meteen voor een wachtrij zorgt.
Wanneer moet je de boodschappen voor een pannenkoekenactie doen?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse ingrediënten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel verse toppings direct en bereid beslag en gesneden fruit zo kort mogelijk voor aanvang.
Hoeveel bakplaten heb je nodig voor een pannenkoekenactie?: Baseer het aantal bakplaten op het verwachte bezoekersaantal en de beschikbare baktijd. Richt minimaal één compleet bakstation per bakker in en test alle platen tegelijk vóór de opening, zodat je weet of de stroomvoorziening het aankan.
Wanneer verzamel je allergieën en dieetwensen voor een pannenkoekenactie?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk enkele dagen voor de actie. Maak daarna de allergeneninformatie en eventuele aparte bereidingswijze definitief voordat je de boodschappenlijst controleert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.