Checklist voor een goed voorbereide Palmpasenviering

Een Palmpasenviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een liturgie en palmstokken. Je stemt voorgangers, muziek, kinderactiviteiten en de ontvangst na afloop op elkaar af. Begin met de kerkzaal, het programma en het verwachte aantal bezoekers; daarna kun je gericht bestellen, drukken en inkopen. Controleer in de laatste week vooral dieetwensen, toegankelijkheid en techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke volgorde: zaal openen, opstellen, testen en pas daarna de bezoekers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Liturgie samenstellen
2 personen
Voorgangers inplannen
2 personen
Muziek en liederen kiezen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersaantal vaststellen
Kerkzaal reserveren
Palmstokken bestellen
Kinderactiviteit voorbereiden
2 personen
Palmstokken versieren
4 personen
Orde van dienst drukken
Liedteksten klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Gebak en brood klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Techniek testen
2 personen
Collecteschalen klaarzetten

Event

Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Altaartafel inrichten
2 personen
Palmstokken uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en muziek aansluiten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Orde van dienst uitdelen
2 personen
Palmstokken uitdelen
3 personen
Palmpasenprocessie begeleiden
5 personen
Palmpasenviering uitvoeren
6 personen
Kinderverhaal begeleiden
2 personen
Collecte verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Soep en brood serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Collectegeld veilig opbergen
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Soepkommenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Palmstokkenaantal 90
Gekleurde lintenaantal 100
Papieren bloemenaantal 120
Altaarkledenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Kruis

Verlichting

Kaarsenaantal 24
Kandelaarsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de liturgie, liederen en voorgangers uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo houd je nog tijd over om de orde van dienst te drukken en liedteksten klaar te leggen.
Bestel palmstokken zodra het bezoekersaantal bekend is en tel een kleine reserve mee voor kinderen die extra materiaal nodig hebben. Leg linten en papieren bloemen apart klaar voordat het versieren begint.
Plan de kinderactiviteit vóór de viering en wijs één begeleider aan. Een tafel met materialen en een vaste plek voorkomt dat kinderen tijdens het verzamelen door de kerkzaal lopen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk een week van tevoren en stem de hoeveelheden soep, brood, gebak en dranken af op het definitieve aantal bezoekers. Zet koffie, thee en koude dranken pas op de dag zelf klaar, zodat ze vers blijven.
Test microfoons, standaards en andere techniek vóór het openen van de zaal. Controleer tegelijk de looproutes, stoelen, toegankelijkheid en plaats van collecteschalen; deze punten worden vaak pas ontdekt als bezoekers al binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Palmpasenviering organiseren?: Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Reserveer dan de kerkzaal, plan voorgangers en muziek en verstuur uitnodigingen; in de laatste twee weken werk je aantallen, palmstokken en catering uit.
Hoeveel palmstokken heb ik nodig voor een Palmpasenviering?: Reken één palmstok per deelnemend kind en bestel enkele extra exemplaren voor beschadiging of onverwachte aanmeldingen. Stel het definitieve aantal uiterlijk één week vooraf vast, zodat versiering en materiaal op tijd klaar zijn.
Wanneer moet ik de catering voor Palmpasen regelen?: Verzamel dieetwensen en bevestig het bezoekersaantal ongeveer zeven dagen vooraf. Doe de boodschappen daarna gericht en bereid soep zo veel mogelijk op de dag ervoor voor; brood, gebak en koude dranken zet je op de dag zelf klaar.
Wanneer test ik de techniek in de kerk?: Test draadloze microfoons en standaards minimaal één uur vóór de viering, met de echte opstelling in de zaal. Controleer ook het geluidsniveau op de achterste rij, zodat sprekers en liederen overal verstaanbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.