Zo organiseer je een paintballtoernooi

Een paintballtoernooi organiseren begint niet bij het wedstrijdschema, maar bij het vastleggen van veld, materiaal en deelnemers. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, inventariseer vervoer en deel teams vooraf in. Regel daarna catering, veiligheidsmateriaal en een duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, gecontroleerde uitgifte van bescherming en markers en een veld dat vóór aankomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Paintballveld reserveren
6
Materiaal reserveren
7
Cateringafspraken vastleggen
8
Vervoer inventariseren
9
Teams vooraf indelen
2 personen
10
Wedstrijdschema opstellen
11
Weersvoorspelling controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Toernooimateriaal controleren
2 personen
15
Prijzen klaarzetten
16
Koelboxen vullen
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Inschrijftafel inrichten
2 personen
20
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
21
Veldmarkeringen plaatsen
3 personen
22
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
23
Deelnemers registreren
3 personen
24
Vrijwaringen controleren
2 personen
25
Teams en nummers uitdelen
2 personen
26
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
27
Beschermingsmateriaal uitdelen
3 personen
28
Wapens en maskers controleren
3 personen
29
Proefronde begeleiden
2 personen
30
Voorronde één begeleiden
2 personen
31
Voorronde twee begeleiden
2 personen
32
Voorronde drie begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
35
Finalisten bekendmaken
36
Finale begeleiden
2 personen
37
Buffet serveren
4 personen
38
Eindstanden controleren
2 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Gebruikt materiaal innemen
3 personen

Nazorg

41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materiaal droog en compleet maken
2 personen
46
Paintballmateriaal retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
48
Borg en documenten afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Paintballmarkersaantal 40
Paintballmaskersaantal 40
Borstbeschermersaantal 40
Beschermende handschoenenaantal 40
Luchtflessenaantal 40
Paintballkogelsaantal 8000
Teamhesjesaantal 40
Veldvlaggenaantal 4
Pionnenaantal 20
Scorebordenaantal 2
Stopwatchesaantal 3

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Megafoon
Batterijenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekker
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het paintballveld en alle markers, maskers, borstbeschermers, handschoenen, luchtflessen en paintballkogels zodra je de datum hebt gekozen. Controleer uiterlijk een week vooraf of de reservering compleet is en of het materiaal geschikt is voor het verwachte aantal deelnemers.
Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het toernooi. Werk daarna de deelnemerslijst bij, controleer vrijwaringen en dieetwensen en maak teams en spelersnummers vooraf; dat voorkomt een lange rij bij de inschrijftafel.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld het verzameluur, kleding- en veiligheidsafspraken, vervoer, pauzemomenten en wat deelnemers zelf moeten meenemen; controleer de weersvoorspelling nogmaals de dag ervoor.
Maak het wedstrijdschema vóór de opbouw en plan per ronde tijd voor uitleg, wisselen en lucht- of materiaalcontrole. Leg scoreborden, stopwatches, teamhesjes, veldvlaggen, pionnen en een megafoon op één vaste plek klaar.
Begin op locatie minstens 90 minuten vóór het eerste startmoment. Zet tafels, stoelen, tenten, afvalbakken en het cateringbuffet op, vul koelboxen en waterkannen en controleer alle veiligheidsmaterialen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paintballtoernooi organiseren?: Leg het veld en materiaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de speeldatum en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel paintballkogels heb je per persoon nodig?: Houd als praktische startinschatting rekening met 300 tot 500 paintballkogels per persoon voor een toernooi van enkele uren. Vraag het veld vooraf naar hun richtlijn, omdat spelvorm, aantal rondes en speelstijl het verbruik sterk beïnvloeden.
Wanneer deel je de teams in voor een paintballtoernooi?: Deel de teams 3 tot 5 dagen vooraf in, zodra de deelnemerslijst en afmeldingen zijn verwerkt. Zo kun je teamhesjes, spelersnummers en het wedstrijdschema al klaarzetten en voorkom je discussie bij de registratie.
Hoe vroeg moet je op de paintballlocatie zijn?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd vóór de aankomst van deelnemers. Reken extra tijd als je cateringbuffet, tenten en veldmarkeringen zelf plaatst of als vrijwaringen nog ter plekke gecontroleerd moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.