Checklist voor een goed georganiseerde paddenstoelwandeling

Een paddenstoelwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie bosroute kiezen. Regel eerst de datum, toestemming en route, en leg daarna gidsen, aanmeldingen en deelnemersinformatie vast. Controleer de wandeling vooraf opnieuw en communiceer op tijd wat er gebeurt bij slecht weer. Op de dag zelf draait het om een duidelijke route, herkenbare begeleiding, warme catering en materiaal waarmee deelnemers paddenstoelen veilig kunnen bekijken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Bosbeheerder informeren
Wandelroute controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Gidsen en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routepijlen en linten bundelen
2 personen
Weersalternatief communiceren

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Route markeren
3 personen
Infostand inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Gidsbriefing houden
3 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Wandeling begeleiden
6 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Deelnemers tellen bij terugkomst
2 personen
Paddenstoelenpresentatie geven
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen beantwoorden
2 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Route controleren op afval
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Warmhoudketelsaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 3
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 60
Kompasaantal 6
Vergrootglazenaantal 12
Veldgidsenaantal 12
Observatiebakjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Markeerlintaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Tekenverwijderaarsaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 10
Zakdoekdozenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg naast de hoofdroute meteen een alternatieve route vast. Zo kun je bij storm, regen of een afgesloten bospad snel overschakelen zonder deelnemers opnieuw te moeten informeren.
Informeer de bosbeheerder voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna de route nogmaals en bundel routepijlen en markeerlint, zodat het uitzetten op de dag zelf geen zoekwerk wordt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wandeling. Vermeld daarin het startpunt, de verwachte wandelduur, kledingadvies, het weersalternatief en het moment waarop deelnemers zich kunnen aanmelden.
Plan voor de catering meer dan alleen koffie: zet soep, brood, warme dranken en gekoelde dranken klaar. Gebruik warmhoudketels en thermoskannen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet.
Controleer materialen uiterlijk de dag ervoor. Tel routekaarten, veldgidsen, vergrootglazen en observatiebakjes, test portofoons en ledlampen en leg zaklampen klaar als de wandeling laat eindigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paddenstoelwandeling organiseren?: Leg datum, route en toestemming bij de bosbeheerder bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Gidsen en begeleiders regel je daarna, zodat je uitnodigingen met een definitief programma kunt versturen.
Wanneer moet ik de route van een paddenstoelwandeling controleren?: Controleer de route bij het vastleggen en nogmaals 1 tot 2 weken voor de wandeling. Doe daarnaast een laatste controle kort voor de start, vooral na storm, zware regen of gewijzigde boswerkzaamheden.
Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens een paddenstoelwandeling?: Leg minstens één alternatieve route of binnenprogramma vast voordat de uitnodigingen uitgaan. Communiceer de beslissing en praktische gevolgen uiterlijk op de ochtend van de wandeling, of eerder als de weersverwachting duidelijk slecht is.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een paddenstoelwandeling?: Voorzie per deelnemer minstens één kom soep, twee stukken brood en twee warme of koude drankmomenten. Tel daarnaast ongeveer 10 procent extra servies en drank mee voor begeleiders, onverwachte deelnemers en morsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.