Paaswandeling organiseren: checklist en planning

Een paaswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Leg eerst datum, start- en eindpunt vast en controleer het parcours vooraf op bereikbaarheid, obstakels en duidelijke markering. Regel daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten en drinken kunt afstemmen op het aantal deelnemers. In de laatste week bereid je routekaarten, routepijlen, briefing en catering voor. Op de dag zelf draait alles om een herkenbaar ontvangstpunt, duidelijke instructies en een verzorgde plek voor koffie, soep en lunch.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Start- en eindpunt bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaart en briefing maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Deelnemers informeren
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Soep en brood voorbereiden
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-set klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
Wandeling begeleiden
4 personen
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ontvangst na de wandeling
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Paaseieren zoeken begeleiden
3 personen
Hapjes en dessert serveren
2 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Route controleren op afval
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 70
Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Paasvlaggetjesaantal 6
Paastakkenaantal 4
Paaseieren decoratieaantal 60

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Markeerlintaantal 4
Routekaartenaantal 70
Pennenaantal 10

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk een week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Kijk vooral naar modder, omleidingen, losse markeringen en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
Stuur de briefing en routekaart uiterlijk 2 dagen voor de paaswandeling. Vermeld starttijd, verwachte wandelduur, kledingadvies, het eindpunt en een telefoonnummer voor onderweg.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf. Zo kun je soep, brood, hapjes, koffie en thee gericht inkopen.
Zet routepijlen en markeerlint minimaal 1 uur voor vertrek op hun plaats. Laat één vrijwilliger de eerste kilometer nalopen voordat de deelnemers vertrekken.
Plan voor opbouw en ontvangst minstens 2 uur. Zet tafels, stoelen, partytent, inschrijftafel, EHBO-set en catering klaar voordat je de eerste deelnemers registreert; test verlengkabels en stekkerdozen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paaswandeling organiseren?: Leg datum en route bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de wandeling, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en de catering tijdig kunt verwerken.
Hoe lang duurt een paaswandeling meestal?: Plan voor de wandeling zelf ongeveer 2 tot 3 uur, afhankelijk van de route en het tempo van de groep. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 1 uur voor koffie, soep of lunch na afloop.
Wanneer moet ik de route van een paaswandeling controleren?: Controleer de route eerst 7 dagen vooraf en loop of fiets haar opnieuw na op de ochtend van het evenement. Controleer dan ook of routepijlen en markeerlint nog zichtbaar en intact zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een paaswandeling op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytent, inschrijftafel, decoratie en catering. Leg routepijlen ongeveer 1 uur voor vertrek buiten en houd een vrijwilliger beschikbaar om de eerste markeringen te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.