Zo organiseer je een paasviering zonder losse eindjes

Begin met de vaste onderdelen: leg datum en programma vast, reserveer de locatie en bevestig de voorganger en muzikanten. Open daarna de aanmeldingen en verdeel het werk over vrijwilligers, met aparte aandacht voor kinderen, techniek en catering. Werk in de laatste week de liturgie, teksten en programmabladen af. Plan op de dag zelf tijd voor een microfoontest, het klaarzetten van stoelen en tafels en het ophalen van verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Voorganger bevestigen
3
Muzikanten bevestigen
4
Locatie reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Kinderprogramma samenstellen
2 personen
10
Paasverhaal selecteren
2 personen
11
Liederen selecteren
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Kinderopvang indelen
2 personen
16
Liturgie afronden
2 personen
17
Teksten controleren
2 personen
18
Programmabladen opmaken
2 personen
19
Programmabladen printen
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Paasdecoratie verzamelen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Verse producten ophalen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Podiumtafel inrichten
2 personen
30
Kruis en doeken plaatsen
2 personen
31
Bloemstukken neerzetten
2 personen
32
Paastakken versieren
3 personen
33
Kaarsen plaatsen
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
37
Presentatie klaarzetten
2 personen
38
Kinderhoek inrichten
3 personen
39
Kinderknutselmateriaal klaarleggen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Buffet voorbereiden
4 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Programmabladen klaarleggen
2 personen
45
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
46
Toiletten controleren
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Gasten ontvangen
4 personen
49
Programmabladen uitdelen
3 personen
50
Kinderopvang openen
3 personen
51
Paasviering begeleiden
4 personen
52
Koffie en thee serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
56
Paaseieren zoeken begeleiden
4 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Gasten begeleiden naar buffet
2 personen
59
Servies ophalen
3 personen
60
Koffiepunt bijhouden
2 personen
61
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Ruimtes schoonmaken
4 personen
68
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
69
Restanten koelen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Afval wegbrengen
2 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 3
Kinderstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 90
Gebaksbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 6
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Broodmandenaantal 6
Snijplanken buffetaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Decoratie

Paastakkenaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Bloemenvazenaantal 10
Paaseieren decoratieaantal 60
Gele tafellopersaantal 10
Witte tafelkledenaantal 10
Paasslingersaantal 8
Houten kruis
Witte doekenaantal 4
Kandelarenaantal 6
Paasmandenaantal 8
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de datum, locatie, voorganger en muzikanten vast. Zonder die vier afspraken kun je het programma en de uitnodigingen niet betrouwbaar afronden.
Open de aanmeldingen zodra het programma bekend is en sluit ze 5 tot 7 dagen voor de viering. Vraag meteen naar dieetwensen, kinderopvang en het aantal kinderen per leeftijdsgroep.
Maak het kinderprogramma niet als laatste onderdeel. Zet het paasverhaal, de activiteiten en de kinderopvang uiterlijk 2 weken vooraf vast en deel de opvang in op basis van het aantal aangemelde kinderen.
Plan de techniek minimaal 60 minuten voor aanvang in. Test beide draadloze microfoons, controleer de teksten en leg reservebatterijen en geprinte programmabladen klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf. Tel servies, stoelen, tafels, karaffen en thermoskannen na aan de hand van het definitieve aantal aanmeldingen, plus ongeveer 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasviering organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, voorganger en muzikanten. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, liturgie, kinderopvang, boodschappen en techniek.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een paasviering versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de viering, zodra datum en programma vaststaan. Houd de aanmeldingen open tot 5 à 7 dagen vooraf, zodat je catering en kinderopvang kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasviering?: Reken naast de voorganger en muzikanten op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en techniek en 2 tot 4 vrijwilligers voor kinderopvang en buffet. Bij grotere groepen heb je per extra 20 tot 25 kinderen ongeveer 1 extra begeleider nodig.
Wanneer test je de microfoons en programmabladen?: Test de microfoons en controleer de definitieve teksten uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige geluidstest, minimaal 60 minuten voor aanvang, en print programmabladen pas nadat de liturgie is gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.