Paasviering organiseren: checklist en planning

Een Paasviering loopt soepeler als je eerst de aanmeldingen, dieetwensen en het programma vastlegt en pas daarna boodschappen en reserveringen regelt. Plan de praktische voorbereiding in twee momenten: enkele dagen vooraf en op de dag zelf. Denk niet alleen aan het buffet, maar ook aan gekoelde dranken, koffie en thee, spelmaterialen, ontvangst en voldoende zitplaatsen. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet controleren en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma delen
Paasspellen kiezen
2 personen
Reserveringen maken
Voorraad controleren
Boodschappenlijst afronden
Decoratie controleren
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Paaseieren verstoppen
3 personen
Taarten en desserts voorbereiden
3 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffet- en drankentafel opstellen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Buffetgerechten afmaken
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Paasprogramma openen
Paasspellen begeleiden
4 personen
Paaseieren zoeken begeleiden
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en tafels bijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessertbuffet serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberek

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Decoratie

Paastafelkleedaantal 8
Paasvlaggenlijnaantal 4
Kunstbloemenaantal 12
Paasbeeldjesaantal 10
Decoratieve eierenaantal 30
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Waxinelichthoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 5
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Spelmateriaal

Paaseieren van plasticaantal 60
Paasmandjesaantal 12
Paasspelkaartenaantal 6
Krijtaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en verwerk ze direct in het menu. Zet herkenbare naamkaartjes bij aangepaste gerechten, zodat gasten niet tijdens het buffet hoeven te vragen wat ze kunnen eten.
Controleer 2 dagen vooraf of tafels, stoelen, buffettafels en een garderoberek beschikbaar zijn. Zet voor het buffet, de drankentafel en het koffie- en theepunt aparte plekken klaar.
Koel dranken minimaal 4 uur voor de start en gebruik koelboxen als er niet genoeg ruimte in de koelkast is. Zet water, glazen en servetten op een vaste plek naast de drankentafel.
Maak de spelmaterialen de avond ervoor compleet en verstop de paaseieren pas kort voor de start van de zoektocht. Zo blijven ze vindbaar en worden ze niet per ongeluk opgeruimd.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor het afmaken van buffetgerechten, het klaarleggen van servies en bestek, het ophangen van versiering en het testen van de Bluetoothspeakers. Controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Paasviering versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de Paasviering, zodat je aantallen, dieetwensen en zitplaatsen kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Paasviering klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten op de dag zelf voor tafels, stoelen, buffet, koffie- en theepunt, decoratie en techniek. Als je groenten nog moet wassen en snijden of desserts moet voorbereiden, plan dan 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een Paasviering?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse groenten, taarten en desserts uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer de voorraad de dag vóór het boodschappen doen, zodat je geen servies, bestek of keukenmateriaal vergeet.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een Paasviering?: Tel per aangemelde gast minimaal 1 bord, 1 dessertbordje, 1 glas, 1 koffiekopje en 1 bestekset. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar; voor 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 33 exemplaren per soort.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.