Paasfeest organiseren: checklist en planning

Met deze Paasfeest checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het opruimen. Begin met de ruimte, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel eten, stoelen en knutselmateriaal nodig zijn. Verzamel dieetwensen vroeg en plan vrijwilligers voor ontvangst, spellen en opruimen. In de laatste dagen bereid je de speurtocht, paaseieren, tafels, versiering en hapjes voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
Paasspellen kiezen
2 personen
Speurtocht uitwerken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Paaseieren voorbereiden
3 personen
Knutselvoorbeelden maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Speurtocht verpakken
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Salades en dips klaarmaken
2 personen
Eieren en snacks klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Knutseltafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Garderobe inrichten
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
Paasspeurtocht begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Spellen begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Versiering en materialen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven versiering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Paastafelkledenaantal 8
Paasslingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Paasdecoratieaantal 30
Paasmandjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 70

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 10

Knutselmateriaal

Verfschortenaantal 20
Kwastenaantal 30
Verfbakjesaantal 15
Kleurpotlodenaantal 10
Scharenaantal 15
Lijmsticksaantal 20
Knutselpapieraantal 200
Tafelhoezenaantal 8

Spelmateriaal

Plastic paaseierenaantal 100
Speurtochtkaartenaantal 20
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte en bepaal de indeling minstens 3 weken vooraf. Houd aparte plekken vrij voor de knutseltafels, de speurtocht en de garderobe.
Stuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en eventuele hulp. Gebruik het definitieve aantal gasten om servies, stoelen en hapjes te tellen.
Plan vrijwilligers met vaste taken en tijden: ontvangst, knutselen, paasspellen, speurtocht en opruimen. Zorg dat op de dag zelf minimaal 1 persoon het programma bewaakt.
Werk de speurtocht minstens 1 week vooraf uit en verpak alle onderdelen per opdracht. Zet de route pas op de dag zelf uit, zodat aanwijzingen niet verdwijnen of beschadigen.
Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en bereid groenten, fruit, broodjes, beleg, salades en dips in vershoudbakken voor. Zet dranken koud en controleer servies, verlengkabels, stekkerdozen en knutselmaterialen voordat de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Paasfeest organiseren en beginnen met de voorbereiding?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen en vrijwilligers. Plan de boodschappen en voorbereidingen voor eten en activiteiten in de laatste 2 dagen.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Paasfeest?: Reken per persoon op een portie broodjes met beleg, een kleine portie salade of dip, fruit en 2 tot 3 snacks. Houd voor drinken ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur aan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Paasfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of toezichtspunt, plus 1 persoon voor ontvangst en 1 voor de algemene coördinatie. Bij vier activiteiten kom je dus meestal uit op minstens 6 vrijwilligers.
Wanneer zet ik de speurtocht en versiering klaar voor het Paasfeest?: Sorteer en verpak de speurtocht uiterlijk 1 week vooraf, maar zet de route pas op de feestdag uit. Hang de versiering en richt de tafels en knutselplekken 1 tot 2 uur voor aanvang in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.