Zo organiseer je een paardrijwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de datum en de locatie; die drie keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens jury, wedstrijdleiding, parcoursbouwer, dierenarts en hoefsmid vast voordat je de inschrijving opent. Tijdens de voorbereiding controleer je niet alleen ruitergegevens en startgelden, maar ook paardenwelzijn, stallen, paddocks, parkeren en leveringen. De laatste week draait om de startlijst, het reglement, prijzen, startnummers en een controle van materiaal en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie en wedstrijddatum bevestigen
2 personen
3
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
4
Parcoursbouwer vastleggen
5
Dierenarts en hoefsmid informeren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Wedstrijdverzekering controleren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Startgelden registreren
2 personen
12
Paard- en ruitergegevens controleren
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startlijst publiceren
2 personen
15
Wedstrijdreglement verspreiden
16
Parkeerindeling maken
2 personen
17
Stal- en paddockindeling maken
2 personen
18
Leveringen en reserveringen bevestigen
2 personen
19
Prijzen en linten bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
23
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
24
Paardenwelzijnsplan printen
25
Weersverwachting controleren
26
Dranken koelen
2 personen
27
Terrein en parkeerplaats inspecteren
3 personen
28
Paddocks en stallen controleren
3 personen
29
Inrijbaan slepen
2 personen
30
Wedstrijdpiste slepen
2 personen
31
Parcours opbouwen
4 personen
32
Dressuurring uitzetten
3 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Start- en finishzone markeren
2 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Geluid en microfoons testen
2 personen
39
Jurytafel en scorepost inrichten
3 personen
40
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Deelnemers aanmelden
4 personen
43
Paarden bij stallen controleren
3 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Openingsbriefing geven
2 personen
47
Verkenning parcours begeleiden
2 personen
48
Wedstrijdonderdeel begeleiden
6 personen
49
Tijd en strafpunten registreren
3 personen
50
Paarden tussen rondes verzorgen
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes en broodjes aanvullen
3 personen
54
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
55
Piste en veiligheid bewaken
3 personen
56
Uitslagen controleren
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
59
Paarden en deelnemers uitzwaaien
3 personen
60
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Parcours afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Piste en terrein schoonmaken
4 personen
66
Stallen en paddocks nalopen
3 personen
67
Scoremateriaal archiveren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
70
Uitslagen en foto's publiceren
2 personen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Springstaandersaantal 24
Springbalkenaantal 36
Waterbak
Dressuurlettersaantal 12
Dressuurhekkenaantal 8
Pisteafzettingaantal 120
Pionnenaantal 30
Markeertapeaantal 6
Borstelsaantal 8
Hoofdstelrekkenaantal 12
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Rangordebordenaantal 3
Prijzenaantal 12
Rosborstelsaantal 12
Hoofdstelsetsaantal 4
Wateremmersaantal 24
Voeremmersaantal 24
Hooinettenaantal 24
Kruiwagensaantal 4
Mestvorkenaantal 6
Scheppenaantal 4
Rijbaaneg
Slepenbord

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8
Muziekinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Wasbare schoonmaakdoekenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelzakkenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving pas nadat format, datum, locatie en wedstrijdleiding zijn bevestigd. Vermeld in het formulier meteen de gegevens van paard en ruiter, zodat je later geen ontbrekende informatie uit losse berichten hoeft te halen.
Plan de controle van aanmeldingen en startgelden in twee rondes: eerst enkele dagen na opening en opnieuw 7 dagen voor de wedstrijd. Zo ontdek je tijdig dubbele inschrijvingen, ontbrekende gegevens of onbetaalde starts.
Maak de startlijst en parkeer-, stal- en paddockindeling uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Deelnemers hebben dan nog tijd om fouten te melden en je voorkomt wijzigingen aan de jurytafel op de wedstrijddag.
Controleer het parcours en de rijbaan niet alleen op papier. Zet springstaanders, springbalken, waterbak, dressuurletters, dressuurhekken en pisteafzetting vooraf klaar en reserveer minstens 60 minuten voor de laatste terreincontrole.
Vergeet de paardenlogistiek niet naast de publieksvoorzieningen. Zet wateremmers, voeremmers, hooinetten, kruiwagens, mestvorken en scheppen op vaste plekken en print het paardenwelzijnsplan vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, datum en officials. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je voldoende tijd houdt voor startlijst, stalling, sponsoring en materiaal.
Wanneer moet je de startlijst van een paardrijwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna nog één keer wijzigingen in paard- en ruitergegevens, startgelden, startnummers en de indeling van stal en paddock.
Welke officials en hulpverleners heb je nodig bij een paardrijwedstrijd?: Leg minimaal jury, wedstrijdleiding en parcoursbouwer vast; informeer daarnaast tijdig de dierenarts en hoefsmid. Regel dit liefst 6 tot 8 weken vooraf, omdat beschikbaarheid op wedstrijddagen snel beperkt is.
Wat controleer je de dag voor een paardrijwedstrijd?: Controleer de weersverwachting, leveringen, reserveringen, prijzen, linten, startnummers en het wedstrijdmateriaal. Loop ook parkeerplaats, stallen, paddocks, rijbaan en afvalpunten na en houd minstens 2 uur over voor ontbrekende spullen of reparaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.