Comment organiser un concours d'équitation sans rien oublier

Un concours d'équitation se prépare dans un ordre précis : le format et la date d'abord, puis le lieu, le jury, les inscriptions et la logistique des chevaux. Les erreurs arrivent souvent dans les dernières semaines, quand il faut encore répartir les boxes, publier les départs ou confirmer les livraisons. Prévoyez aussi les aspects moins visibles : assurance, vétérinaire, maréchal-ferrant, restauration et circulation sur le site. Ce guide vous aide à avancer étape par étape avec un plan complet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date de la compétition
2 personnes
3
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
4
Définir le concepteur du parcours
5
Informer le vétérinaire et le maréchal-ferrant
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Vérifier l’assurance de la compétition
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
12
Vérifier les données du cheval et du cavalier
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier la liste de départ
2 personnes
15
Diffuser le règlement du concours
16
Créer l’agencement du parking
2 personnes
17
Établir la répartition des boxes et des paddocks
2 personnes
18
Confirmer les livraisons et les réservations
2 personnes
19
Commander les prix et les rubans
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
23
Trier les prix et les dossards
2 personnes
24
Imprimer le plan de bien-être des chevaux
25
Vérifier les prévisions météo
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Inspecter le terrain et le parking
3 personnes
28
Vérifier les paddocks et les écuries
3 personnes
29
Brosser la piste d’accès
2 personnes
30
Tirer la piste de compétition
2 personnes
31
Installer le parcours
4 personnes
32
Délimiter le manège
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les tentes de fête
4 personnes
35
Marquer la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Tester le son et les micros
2 personnes
39
Installer la table du jury et le poste de score
3 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Inscrire les participants
4 personnes
43
Vérifier les chevaux aux écuries
3 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
47
Accompagner la reconnaissance du parcours
2 personnes
48
Encadrer l’épreuve
6 personnes
49
Enregistrer le temps et les points de pénalité
3 personnes
50
S’occuper des chevaux entre les manches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
3 personnes
54
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
55
Surveiller la piste et la sécurité
3 personnes
56
Vérifier les résultats
3 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Animer la remise des prix
4 personnes
59
Saluer les chevaux et les participants
3 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Démonter le parcours
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la piste et le terrain
4 personnes
66
Vérifier les écuries et les paddocks
3 personnes
67
Archiver le matériel de score
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
70
Publier les résultats et les photos
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bâtons de sautqté 24
Poutres d'équilibreqté 36
Bac à eau
Lettres de dressageqté 12
Barrières de dressageqté 8
Dépôt sur pisteqté 120
Cônesqté 30
Ruban de marquageqté 6
Brossesqté 8
Supports de brideqté 12
Numéros de départqté 60
Porte-dossardsqté 60
Panneaux de classementqté 3
Prixqté 12
Brosses à queueqté 12
Ensembles de bridesqté 4
Seaux d'eauqté 24
Seaux d’alimentationqté 24
Filets à foinqté 24
Brouettesqté 4
Fourches à fumierqté 6
Pellesqté 4
Voie de circulation
Tableau de traction

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Installation musicale
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Chiffons de nettoyage lavablesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Sacs isothermesqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le format, la date et le lieu avant d'ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le jury, le concepteur du parcours, l'assurance et les prestataires.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les données du cheval et du cavalier, enregistrer les droits et construire la liste de départ. Une publication 5 à 7 jours avant l'épreuve laisse encore le temps de corriger une erreur.
Répartissez les boxes et les paddocks avant l'arrivée des participants, puis communiquez séparément le plan du parking et la voie de circulation. Une signalisation posée la veille évite les bouchons dès le premier van.
Ne commandez pas les prix, les rubans et les dossards au dernier moment. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions et triez-les par épreuve au moins un jour avant le concours.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis adaptez le plan de bien-être des chevaux et le matériel de piste. Les seaux d'eau, filets à foin, brouettes et outils de nettoyage doivent être accessibles avant l'ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'équitation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer la date et le lieu, le jury, l'assurance, les professionnels de santé équine et les livraisons.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'équitation ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la compétition. Clôturez-les 7 à 10 jours avant afin de vérifier les dossiers, les paiements et les besoins alimentaires avant de publier les départs.
Quand publier la liste de départ ?: Publiez-la généralement 5 à 7 jours avant l'épreuve, après validation des informations du cheval et du cavalier. Prévoyez une dernière vérification la veille pour les désistements et les changements horaires.
Que faut-il vérifier la veille d'un concours d'équitation ?: Contrôlez le parcours, les lettres et barrières de dressage, les numéros, les prix, les boxes, les paddocks et la signalisation. Faites aussi un point météo et vérifiez que l'eau, le foin et le matériel de nettoyage sont déjà sur place.

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