Checklist voor een paardrijwedstrijd organiseren

Een paardrijwedstrijd organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een terrein en een parcours. Je legt eerst categorieën, reglement en officials vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, startgelden en de startlijst. Tegelijk moeten veiligheid, vergunningen, verzekering, paardenstallen en trailerparkeren geregeld zijn. Deze checklist helpt je de 69 taken en 55 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat deelnemers, paarden, jury en publiek op de wedstrijddag weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdterrein reserveren
Wedstrijdcategorieën vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Parcoursbouwer vastleggen
Spreker en omroeper vastleggen
Dierenarts beschikbaarheid bevestigen
EHBO-bezetting vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren controleren
Wedstrijdlocatie inspecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden registreren
2 personen
Startlijst samenstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Deelnemersinformatie versturen
Paardenstallen indelen
2 personen
Parkeerplan voor trailers maken
2 personen
Prijzen en rozetten bestellen
Startnummers maken
2 personen
Plattegronden en bewegwijzering printen
2 personen
Materiaal en transport bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein en bodem controleren
3 personen
Paddocks en stalplaatsen openen
3 personen
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Warmrijbaan markeren
2 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Prijzen en rozetten uitstallen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Paardenpapieren controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers naar de warming-up verwijzen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsomroep verzorgen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
6 personen
Start- en uitslagenlijsten bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek en deelnemers informeren
Paddocks controleren
2 personen
Parcours tussentijds herstellen
3 personen
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
Dierenarts bereikbaar houden
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Paarden en deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Parcours afbreken
4 personen
Terrein schoon en veilig maken
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Uitslagen digitaal archiveren
Deelnemers uitslagen toesturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 12
Balkenaantal 24
Staandersaantal 24
Dressuurlettersaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 40
Lintafzettingaantal 400
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Meetlintenaantal 3
Harkaantal 4
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Borstelsaantal 6
Waterbakken voor paardenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Stroomdraden voor paddocksaantal 12
Paddockpalenaantal 60

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Bannersaantal 8
Pijlbordenaantal 15

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelboxthermometersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Sponsjesaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het wedstrijdterrein zodra de wedstrijddatum vaststaat en inspecteer de locatie daarna minstens één keer met het parcours, de stallen en de parkeerroute in gedachten. Controleer ook waar stroom, water en bewegwijzering komen.
Leg categorieën, reglement, jury, parcoursbouwer, spreker en omroeper vroeg vast. Stuur deelnemersinformatie pas nadat de wedstrijdcategorieën, regels, startgelden en praktische aankomstgegevens definitief zijn.
Maak na het verwerken van de aanmeldingen één gecontroleerde startlijst en publiceer die op tijd. Controleer namen, categorieën, startnummers en paardenstallen voordat je de lijst verstuurt.
Plan trailers en paarden apart van bezoekersverkeer. Deel de stallen vooraf in, wijs paddocks duidelijk aan en zet waterbakken, hooinetten en stroomdraden klaar voordat de eerste deelnemers aankomen.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers vóór de opening. Leg daarnaast een handmegafoon, verlengkabels en stekkerdozen klaar; zo kun je blijven omroepen als de stroom of installatie uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met terrein, categorieën, reglement, jury en vergunningen. Plan de inschrijvingen daarna zo dat je de startlijst minimaal 1 week voor de wedstrijd kunt controleren en publiceren.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een paardrijwedstrijd?: Leg EHBO-bezetting, dierenartsbeschikbaarheid, verzekering en vergunningen vooraf vast en inspecteer het terrein vóór de wedstrijddag. Controleer daarnaast afzethekken, lintafzetting, parcoursmateriaal en veilige routes voor paarden, trailers en publiek.
Wanneer maak je de startlijst van een paardrijwedstrijd?: Maak de startlijst nadat de aanmeldingen en startgelden zijn verwerkt en controleer haar uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verstuur daarna de deelnemersinformatie met starttijd, startnummer, stalindeling en parkeerinstructies.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van het wedstrijdterrein?: Reserveer voor de opbouw minimaal 1 volledige dag als parcours, afzetting, jurytafel, tenten, bewegwijzering en geluidsinstallatie nog geplaatst moeten worden. Doe vóór de wedstrijddag een aparte inspectie en controleer op de ochtend zelf nogmaals veiligheid, water en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.