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Checklist pour organiser un concours d'équitation

Un concours d'équitation demande de coordonner les cavaliers, les chevaux, le terrain et l'équipe officielle. Cette checklist rassemble les démarches à prévoir, depuis la réservation du site jusqu'à la publication des résultats. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : disponibilité du vétérinaire, circulation des vans, boxes, sonorisation et documents d'assurance. Utilisez-la pour suivre l'organisation semaine après semaine, puis pour contrôler le site avant l'arrivée du premier participant.

Utiliser ce plan

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver l'aire de compétition

  • Définir les catégories du concours

    2 personnes

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Définir les membres du jury

  • Définir le concepteur du parcours

  • Fixer l'orateur et l'animateur

  • Confirmer la disponibilité du vétérinaire

  • Assurer la présence des secours

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier les documents d'assurance

  • Inspecter le site de la compétition

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Enregistrer les droits d’inscription

    2 personnes

  • Établir la liste de départ

    2 personnes

  • Publier la liste de départ

  • Envoyer les informations aux participants

  • Répartir les boxes pour chevaux

    2 personnes

  • Élaborer un plan de stationnement pour les remorques

    2 personnes

  • Commander les prix et les rubans

  • Créer les dossards

    2 personnes

  • Imprimer les plans et la signalétique

    2 personnes

  • Confirmer le matériel et le transport

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

Événement

  • Vérifier le terrain et le sol

    3 personnes

  • Ouvrir les paddocks et les boxes

    3 personnes

  • Installer le secrétariat de la compétition

    3 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Mettre en place le parcours

    4 personnes

  • Marquer la piste d’échauffement

    2 personnes

  • Installer les barrières de foule

    3 personnes

  • Monter le point de restauration

    3 personnes

  • Exposer les prix et les rosettes

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Inscrire les participants

    3 personnes

  • Vérifier les documents des chevaux

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Orienter les participants vers l’échauffement

    2 personnes

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Assurer l'annonce d'ouverture

  • Accompagner les épreuves

    6 personnes

  • Tenir les listes de départ et de résultats

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Informer le public et les participants

  • Vérifier les paddocks

    2 personnes

  • Réparer le parcours entre-temps

    3 personnes

  • Tenir le point de contact des premiers secours

    2 personnes

  • Garder le vétérinaire joignable

  • Vérifier les résultats

    2 personnes

  • Préparer la remise des prix

    3 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    2 personnes

  • Déclarer la sortie des chevaux et des participants

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer le catering

    3 personnes

  • Démonter le parcours

    4 personnes

  • Rendre le site propre et sûr

    5 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Archiver les résultats numériquement

  • Envoyer les résultats aux participants

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 80
  • Table du juryqté 2
  • Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

  • Obstacles de sautqté 12
  • Poutresqté 24
  • Supportsqté 24
  • Lettres de dressageqté 12
  • Cônesqté 30
  • Barrières de sécuritéqté 40
  • Balisage à rubanqté 400
  • Numéros de départqté 80
  • Porte-dossardsqté 80
  • Mètres rubansqté 3
  • Râteauqté 4
  • Pellesqté 4
  • Brouettesqté 2
  • Brossesqté 6
  • Bacs à eau pour chevauxqté 12
  • Filets à foinqté 12
  • Câbles électriques pour paddocksqté 12
  • Piquets de paddockqté 60

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Mégaphone à main

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

  • Drapeaux de matchqté 20
  • Bannièresqté 8
  • Panneaux indicateursqté 15

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Thermomètres pour glacièresqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Balaiqté 4
  • Pinces à déchetsqté 3
  • Seauxqté 6
  • Serpillièresqté 4
  • Épongesqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par fixer les catégories, le règlement et le format des épreuves avant d'ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les engagements et traiter les demandes particulières.
  • Ne limitez pas le plan de circulation à l'entrée du public : indiquez aussi les zones de stationnement des vans, les boxes, les paddocks et l'accès réservé aux secours. Une visite du site 7 à 10 jours avant l'épreuve permet de repérer les passages trop étroits ou mal signalés.
  • Confirmez les rôles de la journée au plus tard une semaine avant : juges, chef de piste, speaker, vétérinaire et équipe de premiers secours. Demandez à chacun une heure d'arrivée précise et un numéro de téléphone joignable le jour du concours.
  • Publiez la liste de départ dès qu'elle est stabilisée et envoyez les informations pratiques au minimum 3 jours avant. Les cavaliers doivent connaître leur horaire, leur numéro, les règles de stationnement et les conditions prévues pour leurs chevaux.
  • Vérifiez le matériel la veille, notamment les obstacles, lettres, cônes, barrières, rubalise, rallonges et sonorisation. Prévoyez aussi un accès à l'eau, des filets à foin et de quoi maintenir les zones de paddock propres pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'équitation ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, obtenir ou vérifier les autorisations, engager les officiels, ouvrir les inscriptions et commander les prix et rosettes.
Quand envoyer les invitations pour un concours d'équitation ?
Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d'inscription environ 10 à 14 jours avant le concours afin de préparer les catégories, les horaires et la liste de départ.
Combien de personnes faut-il pour encadrer un concours d'équitation ?
Pour une petite épreuve, prévoyez au minimum les juges, le chef de piste, un speaker, une personne aux inscriptions, une équipe de premiers secours et un référent pour les chevaux. Ajoutez des bénévoles pour le parking, les boxes et la remise des prix, selon le nombre de participants.
Que faut-il prévoir pour l'accueil des chevaux le jour du concours ?
Préparez le plan des boxes et des paddocks avant l'arrivée des concurrents, avec des points d'eau et des filets à foin disponibles. Indiquez les règles de circulation et gardez les coordonnées du vétérinaire accessibles pendant toute la manifestation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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Gratuit pour commencer — sans carte bancaire.