Zo organiseer je een paardrijtocht met avondmaaltijd

Begin minstens enkele weken vooraf met het reserveren van de manege, paarden en een geschikte route. Daarna leg je rustplaatsen, deelnemersinformatie en veiligheidsafspraken vast, terwijl je dieetwensen en noodcontacten verzamelt. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, passende paarden, complete uitrusting en een duidelijke planning voor de maaltijd. Vooral formulieren, verlichting en een plan voor wisselvallig weer worden bij dit type activiteit snel te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Manege en paarden reserveren
2
Route en rustplaatsen vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten verzamelen
7
Deelnemerslijst opstellen
8
Paarden op deelnemers indelen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Route op veiligheid controleren
2 personen
11
Deelnemers praktische info sturen
12
Toestemmingsformulieren printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
EHBO-set en medicijnen controleren
15
Reflectievesten en helmen controleren
2 personen
16
Routekaarten en deelnemerslijsten klaarleggen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Maaltijd en snacks voorbereiden
3 personen
19
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
20
Picknicktafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Verlichting langs het terrein plaatsen
2 personen
22
Paarden en uitrusting controleren
3 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Formulieren laten ondertekenen
2 personen
25
Helmen en reflectievesten uitgeven
2 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Paarden verdelen en opzadelen
4 personen
28
Groep begeleiden tijdens de tocht
3 personen
29
Rustpunt met water verzorgen
2 personen
30
Groepsroute en tempo bewaken
2 personen
31
Paarden afzadelen en verzorgen
4 personen
32
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
33
Avondmaaltijd serveren
3 personen
34
Dieetmaaltijden apart uitserveren
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Verlichting tijdens vertrek controleren
2 personen
37
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
39
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Terrein en sanitaire ruimte schoonmaken
2 personen
42
Paardenuitrusting schoonmaken
2 personen
43
Materialen controleren en retourneren
2 personen
44
Overgebleven voedsel opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel

Sportmateriaal

Rijhelmenaantal 24
Reflectievestenaantal 24
Rijhandschoenenaantal 24
Zadelsaantal 24
Hoofdstellenaantal 24
Halstersaantal 24
Longeerlijnenaantal 4
Poetskoffersaantal 4
Zadeltassenaantal 6
Wateremmersaantal 6
Routekaartenaantal 6
Kompasaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Walkietalkiesaantal 4
Nooddekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Lichtgevende armbandenaantal 30

Decoratie

Naamstickersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de manege en paarden voordat je uitnodigingen verstuurt. Je hebt daarna een vast aantal beschikbare paarden nodig om deelnemers betrouwbaar in te delen en geen extra aanmeldingen te beloven.
Leg route, rustplaatsen en een alternatief bij slecht weer uiterlijk een week vooraf vast. Controleer ook waar je bereik hebt en hoe begeleiders elkaar met walkietalkies of telefoons bereiken.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en ondertekende toestemmingsformulieren vóór de rijdag. Stuur praktische informatie minstens 3 dagen eerder, met vertrektijd, kledingadvies en het moment waarop deelnemers aanwezig moeten zijn.
Controleer op de dag zelf helmen, reflectievesten, zadels en hoofdstellen per deelnemer. Leg routekaarten, deelnemerslijsten en de EHBO-koffer bij de ontvangsttafel klaar, zodat de start niet vertraagt door zoekwerk.
Plan de avondmaaltijd pas nadat je de terugkomsttijd hebt ingeschat. Zet dranken koud, bereid snacks vooraf en plaats picknicktafels, verlichting en ledlantaarns vóór de groep terugkomt; in het donker opbouwen kost meer tijd dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paardrijtocht organiseren?: Reserveer manege, paarden en route bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht en controleer het weer opnieuw 24 uur van tevoren.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de ontvangst van deelnemers?: Plan minimaal 30 minuten voor ontvangst, het laten ondertekenen van formulieren en het uitgeven van helmen en reflectievesten. Bij meer dan 10 deelnemers is 45 minuten realistischer.
Hoeveel drank heb je nodig bij een paardrijtocht?: Reken tijdens de tocht op minstens 0,5 liter water per deelnemer en houd extra drinken klaar bij de maaltijd. Zet de dranken ten minste 2 uur vooraf koud, zodat je niet afhankelijk bent van de koelboxen op het laatste moment.
Wanneer controleer je de paarden en rijuitrusting?: Doe een eerste controle de dag vóór de tocht en een tweede controle direct vóór vertrek. Controleer per paard zadel, hoofdstel, halster en eventuele beschadigingen; leg afwijkingen meteen vast voordat je deelnemers indeelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.