Paardenrace organiseren: checklist en planning

Een paardenrace organiseren vraagt om meer dan een parcours en deelnemers. Je regelt tegelijk de wedstrijdlocatie, vergunning, verzekering, dierenarts, EHBO en veilige publieksroutes. Daarna volgen inschrijvingen, paardenlijsten, startgroepen, transport en stalplaatsen. Plan de terreininspectie en het egaliseren ruim vóór de wedstrijddag, zodat je nog kunt bijsturen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, van reservering en reglement tot paardenvoer, materiaal en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Dierenarts vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Wedstrijdreglement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Paardenlijsten controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
Startlijst versturen
Paardentransport bevestigen
Stalplaatsen verdelen
2 personen
Publieksroute vastleggen
2 personen
Parkeerindeling maken
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Paardenvoer inslaan
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Terrein egaliseren
3 personen
Stallen voorbereiden
3 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Publieksafzetting plaatsen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Wedstrijdsecretariaat inrichten
2 personen
Start- en finishlijn markeren
3 personen
Paarden binnenkomst begeleiden
4 personen
Paardenpapieren controleren
2 personen
Paarden laten keuren
2 personen
Ruiters aanmelden
2 personen
Ruiterbriefing geven
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paddocktoegang controleren
2 personen
Paarden voorrijden
4 personen
Eerste race starten
4 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Parcours veilig houden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Paarden water geven
3 personen
Tweede race starten
4 personen
Derde race starten
4 personen
Laatste race starten
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijswinnaars klaarzetten
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Paarden naverzorgen
4 personen
Vertrek paarden begeleiden
4 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Parcours opruimen
5 personen
Stallen schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2

Sportmateriaal

Starthekkenaantal 2
Finishboog
Parcourskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 40
Pionnenaantal 24
Startnummersaantal 40
Rugnummersaantal 40
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Markeerlintaantal 6
Vlaggenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 20
Wedstrijdhesjesaantal 12

Dierenverzorging

Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Halstersaantal 12
Touwlijnenaantal 12
Poetskoffersaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Strobalenaantal 30
Hooirollenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Nooduitgangbordenaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie en controleer vergunning en verzekering minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Leg ook meteen vast waar paarden, publiek, parkeerplaatsen en hulpdiensten komen.
Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de race en sluit die 10 tot 14 dagen vooraf. Gebruik de definitieve aanmeldingen voor paardenlijsten, startgroepen, startnummers en de startlijst.
Bevestig paardentransport en stalplaatsen minstens 2 weken voor de wedstrijddag. Controleer per paard de aankomsttijd, benodigde ruimte en beschikbaarheid van waterbakken, voerbakken, hooinetten en strobalen.
Loop het terrein 7 dagen vooraf volledig na. Controleer het parcours, de ondergrond, starthekken, afzethekken, markeerlint, vlaggen en publieksroute; egaliseer onveilige of zachte plekken vóór de laatste opbouw.
Maak voor de wedstrijddag een tijdschema met aparte momenten voor deelnemersbriefing, paardencontrole, startgroepen, EHBO- en dierenartsbezetting en prijsuitreiking. Tel materiaal zoals stopwatches, meetlinten, rugnummers en wedstrijdhesjes vóór vertrek af en wijs één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, verzekering, dierenarts en EHBO. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en maak de definitieve startlijst 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer moet ik een vergunning voor een paardenrace aanvragen?: Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 8 weken voor de geplande racedatum aan. Controleer tegelijk of voor publiek, verkeer, terrein of tijdelijke voorzieningen nog aanvullende toestemming nodig is.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een paardenrace?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw van starthekken, finishboog, parcoursmarkering, afzettingen, tenten en publieksvoorzieningen. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor een laatste veiligheidsronde vóór de eerste start.
Wanneer moet ik de startgroepen en paardenlijsten maken?: Verwerk aanmeldingen tot 10 à 14 dagen voor de wedstrijd en controleer daarna de paardenlijsten. Deel de startgroepen en startnummers uiterlijk 7 dagen vooraf in, zodat deelnemers transport en aankomst kunnen bevestigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.