Organiser une course de chevaux sans rien oublier

Une course de chevaux demande de coordonner le site, les cavaliers, les chevaux, le public et les équipes de sécurité. Commence par réserver le lieu et obtenir l’autorisation de compétition, puis avance vers les inscriptions et la préparation du terrain. Les listes de départ, le transport des chevaux et le balisage doivent être confirmés avant le jour J. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 65 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Faire appel à un vétérinaire
Organiser le personnel de premiers secours
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les listes de chevaux
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
Envoyer la liste de départ
Confirmer le transport des chevaux
Répartir les emplacements
2 personnes
Définir l’itinéraire du public
2 personnes
Créer l’agencement du parking
Préparer la remise des prix
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Faire le stock de nourriture pour les chevaux
2 personnes
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
Niveler le terrain
3 personnes
Préparer les écuries
3 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Installer les barrières de foule
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Accompagner l'entrée des chevaux
4 personnes
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
Faire inspecter les chevaux
2 personnes
Inscrire les cavaliers
2 personnes
Donner le briefing aux cavaliers
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Contrôler l’accès au paddock
2 personnes
Amener les chevaux
4 personnes
Lancer la première course
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Sécuriser le parcours
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Abreuver les chevaux
3 personnes
Lancer la deuxième course
4 personnes
Lancer la troisième course
4 personnes
Lancer la dernière course
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les lauréats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Guider le public
3 personnes
Prendre soin des chevaux après l’événement
4 personnes
Accompagner le départ des chevaux
4 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le parcours
5 personnes
Nettoyer les écuries
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Tables de logeqté 2

Matériel de sport

Portiques de départqté 2
Arche d'arrivée
Cônes de parcoursqté 30
Barrières de sécuritéqté 40
Cônesqté 24
Numéros de départqté 40
Dossardsqté 40
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Ruban de balisageqté 6
Drapeauxqté 12
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 20
Maillots de compétitionqté 12

Soins aux animaux

Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Filets à foinqté 12
Licolsqté 12
Cordes de guidageqté 12
Malles de nettoyageqté 6
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Balles de pailleqté 30
Bottes de foinqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Panneaux d'avertissementqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Caissesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et lance les démarches administratives dès que la date est envisagée : prévois plusieurs semaines pour l’autorisation de compétition et la vérification de l’assurance.
Ouvre les inscriptions avant de préparer les groupes de départ. Fixe une date limite au moins 7 jours avant la course afin de vérifier les listes de chevaux, attribuer les numéros et envoyer la liste définitive.
Confirme le transport des chevaux et les emplacements avant l’arrivée des participants. Prévois un plan clair pour séparer parking, zones de stationnement des chevaux, parcours public et aire de compétition.
Inspecte et nivelle le terrain avant d’installer les portiques, cônes, barrières et rubans de balisage. Refais un contrôle final la veille, car la pluie ou le passage des véhicules peuvent modifier le sol.
Prépare le ravitaillement des chevaux en même temps que l’accueil du public : eau, foin, paille, gamelles et zones de nettoyage doivent être accessibles avant le premier départ. Garde aussi les trophées et rubans prêts pour éviter une remise des prix improvisée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de chevaux ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, demander l’autorisation, vérifier l’assurance et organiser les secours. Ajoute une semaine de marge pour finaliser les inscriptions, les groupes de départ et le transport des chevaux.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de chevaux ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la course. Ferme les inscriptions au moins 7 jours avant le jour J pour traiter les besoins alimentaires, vérifier les listes et attribuer les numéros de départ.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course de chevaux ?: Prévois un vétérinaire, une équipe de premiers secours, des barrières de sécurité et un itinéraire public séparé du parcours. Vérifie le dispositif au moins 24 heures avant le premier départ et garde les accès dégagés pendant toute la course.
Quand préparer le terrain et le balisage ?: Inspecte et nivelle le terrain quelques jours avant l’événement, puis installe le balisage la veille. Contrôle encore les cônes, drapeaux, barrières et portiques le matin même, avant l’arrivée des chevaux et du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.