Paaldanswedstrijd organiseren: checklist van inschrijving tot finale

Een paaldanswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen wedstrijdpalen en deelnemers. Je regelt tegelijk inschrijvingen, jury, muziek, veiligheid, techniek en ontvangst. Begin met het reglement en de inschrijfperiode, leg daarna locatie en betrokkenen vast en werk in de laatste week alle bestanden en materialen door. Deze checklist helpt je de 76 taken en 53 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat deelnemers, jury en publiek op de dag zelf weten waar ze moeten zijn en wat er gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement publiceren
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden vastleggen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Locatie reserveren
Wedstrijdverzekering controleren
Polen reserveren
Muziekinstructies versturen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Startvolgorde loten
2 personen
Startvolgorde publiceren
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Polen controleren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vloer vrijmaken
4 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wedstrijdverlichting plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Deelnemersruimte inrichten
2 personen
Jurytafel voorzien van formulieren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Jurybriefing geven
5 personen

Event

Deelnemers inchecken
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Deelnemers naar warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijdmuziek afspelen
2 personen
Startvolgorde bewaken
2 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Deelnemers begeleiden
2 personen
Veiligheidsmatten controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Juryformulieren archiveren
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Polen demonteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen inpakken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Prijswinnaars informeren
Uitslagen publiceren
Foto’s met deelnemers delen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafel
Jurytafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdpalenaantal 2
Veiligheidsmattenaantal 4
Warming-upmattenaantal 12
Stretchbandenaantal 12
Blokken voor jurytafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Wedstrijdbanner
Rode loper
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumbordjesaantal 3
Naamkaartstandaardsaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectiestationsaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het wedstrijdreglement vóór je het inschrijfformulier opent. Vermeld categorieën, deadlines, muziekvereisten, beoordelingscriteria en contactgegevens, zodat je later minder individuele vragen hoeft te beantwoorden.
Verzamel muziekbestanden niet pas op de wedstrijddag. Test elk bestand vooraf op de laptop, via het mengpaneel en op de mobiele speakers; zet bovendien een reservekopie op een USB-stick.
Plan veiligheid als een aparte controle vóór de deuren opengaan. Controleer alle wedstrijdpalen, leg veiligheidsmatten en warming-upmatten klaar en zet blokken onder de jurytafels als die extra stabiliteit nodig hebben.
Maak voor jury, presentator en techniek een kort draaiboek met tijden en verantwoordelijkheden. Brief de jury vooraf, druk scoreformulieren af en leg startvolgorde, programmaboekjes en naambadges klaar bij de juiste tafel.
Tel catering en techniek afzonderlijk na. Zet dranken op tijd koud, houd rekening met verzamelde dieetwensen en controleer per microfoon, laptop en tablet de batterijen, kabels, stekkerdozen en powerbanks.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paaldanswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reglement, de inschrijving, locatie en jury. Plan de laatste 7 dagen voor muziekcontroles, startvolgorde, printwerk en een volledige materiaalcheck.
Wanneer moet ik de muziek voor een paaldanswedstrijd aanleveren?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd op, zodat je elk bestand kunt testen. Bewaar daarna minstens één reservekopie op een USB-stick en neem die mee naar de locatie.
Hoeveel wedstrijdpalen en veiligheidsmatten heb ik nodig?: Dat hangt af van het wedstrijdformat en het aantal gelijktijdige optredens. Tel per actieve wedstrijdpaal een veiligheidsmat en controleer vóór opening alle polen afzonderlijk; reserveer extra materiaal als een paal tijdens de wedstrijd kan uitvallen.
Wanneer moet de startvolgorde bekend zijn?: Loting kan kort na het sluiten van de inschrijvingen plaatsvinden, maar publiceer de definitieve startvolgorde uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd. Zo kunnen deelnemers hun muziek, warming-up en aankomst plannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.