Organiser un concours de pole dance : la checklist complète

Un concours de pole dance demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, la musique et la sécurité des participants. Commence par publier le règlement et ouvrir les inscriptions, puis verrouille rapidement le lieu, l’assurance, les mâts et les membres du jury. Les fichiers musicaux, l’ordre de passage et les feuilles de score doivent être testés avant le jour J. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 53 éléments à prévoir pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier le règlement du concours
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les membres du jury
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Réserver le lieu
Vérifier l’assurance de la compétition
Réserver des mâts
Envoyer les consignes musicales
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Tirage de l'ordre de départ
2 personnes
Publier l’ordre de départ
Préparer le briefing du jury
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les poteaux
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Dégager le sol
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage du match
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager l’espace des participants
2 personnes
Fournir les formulaires à la table du jury
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Briefing du jury
5 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Accompagner les participants à l’échauffement
2 personnes
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
Veiller à l'ordre de départ
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Vérifier les tapis de sécurité
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Annoncer les finalistes
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Archiver les formulaires du jury
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les poteaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Informer les gagnants
Publier les résultats
Partager les photos avec les participants
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d'inscription
Tables du juryqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Paravents de vestiaireqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Piquets de compétitionqté 2
Tapis de sécuritéqté 4
Tapis d’échauffementqté 12
Bandes de résistanceqté 12
Blocs pour les tables du juryqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Bannière de compétition
Tapis rouge
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Publie le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précise les catégories, les critères de notation, la durée des passages et la date limite de réception des musiques.
Réserve le lieu, les mâts et l’assurance dès que la date est fixée. Vérifie aussi les tapis de sécurité et d’échauffement sur place, plutôt que de découvrir un problème le matin du concours.
Demande les fichiers musicaux au moins 10 jours avant l’événement et teste chaque piste sur l’ordinateur, la table de mixage et les enceintes prévues. Garde une copie sur deux clés USB.
Prépare le jury avec un briefing écrit et imprime les feuilles de score avant l’accueil des participants. Prévois également les badges, le programme et l’ordre de passage affiché à l’entrée.
Organise l’accueil avec une table d’inscription, des sièges, un vestiaire et des poubelles. Mets les boissons au frais la veille et prépare les encas en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pole dance ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, les mâts, le jury, l’animateur et le photographe. Lance les inscriptions dès que le règlement et l’assurance sont confirmés.
Quand faut-il demander les musiques des participants ?: Demande-les au moins 10 jours avant le concours, avec un format et une convention de nommage clairement indiqués. Teste tous les fichiers 3 à 5 jours avant le jour J et garde deux copies de secours.
Quel matériel de sécurité prévoir pour un concours de pole dance ?: Prévois des tapis de sécurité adaptés à chaque mât, ainsi que des tapis d’échauffement et des bandes de résistance. Vérifie l’état et la stabilité des mâts au plus tard la veille, puis refais un contrôle avant l’ouverture des portes.
Que préparer pour le jury le jour du concours ?: Prépare un briefing, les feuilles de score imprimées, des stylos et un espace de travail suffisamment éclairé. Installe les tables du jury et leur matériel au moins 90 minutes avant le premier passage.

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