Zo organiseer je een Ouderdag zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en indeling op tijd kunt vastleggen. De laatste week draait om bevestigingen, boodschappen, printwerk en een controle van het terrein. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna buffet, badges, techniek en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Programma naar ouders sturen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Dieetwensen met keuken delen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Versproducten ophalen
2 personen
15
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
16
Vlees en vegetarisch voedsel scheiden
2 personen
17
Programma en route printen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Muziek afspeellijst klaarzetten
20
Weersplan klaarleggen
2 personen
21
Terrein controleren
2 personen
22
Afvalpunten markeren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Partytenten opbouwen
6 personen
25
Buffettafels opstellen
3 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Barbecueplek inrichten
3 personen
28
Keukenwerkplek inrichten
3 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Naamtafel inrichten
2 personen
33
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Microfoon en muziek testen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Salades voorbereiden
3 personen
38
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
39
Barbecue aansteken
2 personen

Event

40
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
41
Ouders registreren
2 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Rondleiding begeleiden
3 personen
46
Demonstraties begeleiden
4 personen
47
Ouder-kindspellen begeleiden
6 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Barbecue voorbereiden
3 personen
52
Barbecuegerechten grillen
4 personen
53
Buffet opbouwen
4 personen
54
Maaltijd serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Dessert klaarzetten
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Avondprogramma begeleiden
4 personen
60
Muziek verzorgen
61
Afscheidswoord verzorgen
62
Laatste drankronde serveren
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

65
Buffet afruimen
4 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
70
Partytenten afbreken
6 personen
71
Spelmateriaal opruimen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Locatie schoon opleveren
4 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Materialen terugbrengen
3 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
79
Koelboxen reinigen
2 personen
80
Locatieafspraken afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasbrandersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 70
Naambadgesaantal 80

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwenaantal 6
Ballenaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan, en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan daarna nog 2 werkdagen om ontbrekende reacties na te bellen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en deel de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen voor de Ouderdag met de keuken. Houd vlees en vegetarisch eten tijdens opslag en uitserveren gescheiden.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting. Leg bij buitenprogramma’s een alternatief klaar en zorg dat partytenten, tafels en stoelen vóór de ontvangst zijn opgebouwd.
Maak de deelnemerslijst op naam en bereid naambadges voor voordat de eerste gasten komen. Print ook programma en route; zo hoef je niet tijdens de ontvangst naar bestanden of een printer te zoeken.
Koel dranken tijdig, gebruik aparte koelboxen voor verschillende soorten voedsel en zet warmhoudbakken pas vlak voor het buffet aan. Controleer daarnaast of er genoeg opscheplepels, serveerschalen en koffiekopjes op de buffettafels liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Ouderdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de Ouderdag.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een Ouderdag versturen?: Verstuur ze meestal 4 tot 6 weken van tevoren. Zet een uiterste aanmelddatum 10 tot 14 dagen vóór het evenement, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en catering definitief kunt maken.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een Ouderdag buiten?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Neem dan definitief de beslissing over tenten, buitenopstelling en het alternatieve programma.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Ouderdag?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, partytenten, tafels, stoelen, buffet en techniek. Plan extra tijd als je ook barbecues, gasbranders of meerdere buffetten moet testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.