Seniorentag organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Seniorentag entscheidet eine klare Reihenfolge darüber, ob der Tag ruhig abläuft. Lege zuerst Termin und Programm fest, reserviere den passenden Ort und verschicke die Einladungen frühzeitig. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, stimmst die Verpflegung ab und planst Sitzplätze, Wege und Pausen. Am Veranstaltungstag helfen ein gedrucktes Programm, gut erkennbare Namensschilder und ein vorbereiteter Wetterplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Anmeldungen bestätigen
8
Programm an die Eltern schicken
9
Wettervorhersage prüfen
10
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
11
Diätwünsche mit der Küche abstimmen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Frische Produkte abholen
2 Personen
15
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
16
Fleisch und vegetarische Speisen trennen
2 Personen
17
Programm und Strecke drucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Musik-Playlist bereitstellen
20
Wetterplan bereitlegen
2 Personen
21
Gelände kontrollieren
2 Personen
22
Abfallpunkte markieren
2 Personen
23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
25
Buffetische aufstellen
3 Personen
26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
27
Grillplatz einrichten
3 Personen
28
Küchenarbeitsplatz einrichten
3 Personen
29
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Namensaufsteller einrichten
2 Personen
33
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
34
Technik anschließen
2 Personen
35
Mikrofon und Musik testen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Salate vorbereiten
3 Personen
38
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
39
Grill anzünden
2 Personen

Event

40
Empfangstisch betreuen
2 Personen
41
Eltern registrieren
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Eröffnungsrede halten
45
Führung begleiten
3 Personen
46
Vorführungen betreuen
4 Personen
47
Eltern-Kind-Spiele begleiten
6 Personen
48
Snacks auffüllen
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Grill vorbereiten
3 Personen
52
Barbecuegerichte grillen
4 Personen
53
Buffet aufbauen
4 Personen
54
Mahlzeit servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
57
Dessert bereitstellen
2 Personen
58
Dessert servieren
3 Personen
59
Abendprogramm betreuen
4 Personen
60
Musik organisieren
61
Abschiedsrede halten
62
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
63
Fundsachen sammeln
2 Personen
64
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Buffet abräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Küche reinigen
3 Personen
68
Grill sicher löschen
2 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Spielmaterial aufräumen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
74
Ort sauber übergeben
4 Personen
75
Geräte ausschalten
2 Personen
76
Materialien zurückbringen
3 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
79
Kühlboxen reinigen
2 Personen
80
Standortabsprachen abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8
ScherenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3

Ausstattung

GrillsAnz. 3
GasbrennerAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 70
NamensschilderAnz. 80

Sportmaterial

KegelAnz. 20
SeileAnz. 6
BälleAnz. 8
SpielmaterialienAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und setze einen festen Anmeldeschluss. So hast du noch Zeit, Rückfragen und Ernährungswünsche zu klären.
Erstelle spätestens 3 Tage vor dem Seniorentag die endgültige Teilnehmerliste. Teile der Küche die Zahl der normalen, vegetarischen und besonderen Portionen getrennt mit.
Plane Sitzplätze mit kurzen Wegen zu Buffet, Toiletten und Schattenplätzen. Stelle Tische, Klappstühle und Buffetische nicht erst während des Programms auf, sondern mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Drucke Programm und Strecke in ausreichender Zahl aus: Rechne mit einem Exemplar pro Haushalt plus 10 zusätzlichen Exemplaren. Lege Namensschilder alphabetisch bereit, damit die Ausgabe nicht stockt.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und halte Zelte, einen alternativen Ablauf sowie trockene Lagerplätze bereit. Getränke sollten gekühlt sein, während warme Speisen in Warmhaltebehältern bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Seniorentag organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Die Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Teilnehmerzahl für einen Seniorentag feststehen?: Lege die endgültige Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung fest. Küche und Einkauf benötigen diese Zahl inklusive Ernährungswünschen für die richtige Mengenplanung.
Wie viele Sitzplätze braucht man beim Seniorentag?: Plane einen Sitzplatz pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen stellst du also etwa 53 bis 55 Stühle bereit.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Seniorentag?: Lege mindestens 24 Stunden vorher einen Wetterplan fest und stelle Partyzelte oder einen überdachten Ausweichbereich bereit. Prüfe außerdem, ob Strecke, Sitzplätze und Buffet trocken und sicher erreichbar bleiben.

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