Organiser une Journée des parents, étape par étape

Pour réussir une Journée des parents, commencez par verrouiller la date, le lieu et le déroulé avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les repas, les tables, les chaises et les badges, mais aussi à transmettre les besoins alimentaires à la cuisine. La dernière semaine doit être consacrée aux confirmations, aux courses et au plan météo. Le jour venu, prévoyez une installation séparée pour l’accueil, le buffet, les déchets et les activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Envoyer le programme aux parents
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des participants
11
Partager les besoins alimentaires avec la cuisine
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Récupérer les produits frais
2 personnes
15
Stocker les boissons au frais
2 personnes
16
Séparer la viande des plats végétariens
2 personnes
17
Imprimer le programme de route
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer la playlist
20
Préparer le plan météo
2 personnes
21
Contrôler le site
2 personnes
22
Marquer les points de déchets
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
6 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Aménager l'espace barbecue
3 personnes
28
Aménager l’espace de travail de la cuisine
3 personnes
29
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la table des noms
2 personnes
33
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
34
Brancher la technique
2 personnes
35
Tester le micro et la musique
2 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer les salades
3 personnes
38
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
39
Allumer le barbecue
2 personnes

Événement

40
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
41
Enregistrer les parents
2 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Animer la visite guidée
3 personnes
46
Encadrer les démonstrations
4 personnes
47
Encadrer les jeux parent-enfant
6 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Préparer le barbecue
3 personnes
52
Griller les plats de barbecue
4 personnes
53
Monter le buffet
4 personnes
54
Servir le repas
5 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Préparer le dessert
2 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Encadrer le programme du soir
4 personnes
60
Fournir la musique
61
Prononcer le mot de clôture
62
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

65
Désinstaller le buffet
4 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Nettoyer la cuisine
3 personnes
68
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Démonter les tentes de fête
6 personnes
71
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Remettre le lieu propre
4 personnes
75
Éteindre l’équipement
2 personnes
76
Rapporter le matériel
3 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
79
Nettoyer les glacières
2 personnes
80
Finaliser les accords avec le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3

Équipement

Barbecuesqté 3
Brûleurs à gazqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 10
Porte-nomsqté 70
Badges nominatifsqté 80

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordesqté 6
Ballonsqté 8
Matériel de jeuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Envoyez les invitations dès que ces trois éléments sont confirmés, avec une date limite d’inscription située 2 à 3 semaines avant la journée.
Demandez les allergies, régimes et besoins particuliers directement dans le formulaire d’inscription. Transmettez la liste consolidée à la cuisine au plus tard 5 jours avant, puis séparez clairement la viande des plats végétariens.
Après la clôture des inscriptions, établissez une liste définitive et préparez un badge pour chaque participant. Gardez quelques badges vierges et une copie imprimée de la liste pour les arrivées non prévues.
Organisez les achats en deux temps : produits secs et boissons quelques jours avant, produits frais la veille. Mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant et prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure.
Préparez un plan météo utilisable sans improvisation : vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis contrôlez le site le matin même. Installez les tentes, tables, chaises et buffet avant l’arrivée des familles, en laissant un passage libre vers les déchets et les sanitaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée des parents ?: Prévoyez idéalement 6 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu et fixer le programme, puis les 2 dernières à confirmer les participants, gérer les repas et préparer le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des parents ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fixez la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant afin de transmettre des chiffres fiables à la cuisine.
Combien de tables et de chaises prévoir ?: Basez-vous sur la liste définitive et prévoyez une marge de 10 % pour les arrivées supplémentaires ou les changements de disposition. Réservez aussi des tables distinctes pour le buffet, l’accueil et les boissons, plutôt que de tout regrouper.
Quand préparer le plan météo et installer les tentes ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis prenez la décision finale le matin même. Les tentes, tables et chaises doivent être montées au moins 60 minutes avant l’accueil pour laisser le temps de sécuriser les passages et le buffet.

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