Oriëntatietocht organiseren: checklist en planning

Een oriëntatietocht vraagt vooral voorbereiding op de route, duidelijke opdrachten en een strakke start- en finishorganisatie. Leg de datum, route en locaties eerst vast en test het parcours daarna zelf. Regel deelnemersinformatie, teams en drukwerk ruim vóór de dag zelf. Op deze pagina staat het volledige plan met 46 taken en 40 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Route met kaart uitwerken
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Route vooraf testen
3 personen
Deelnemersinformatie opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Controlepuntopdrachten afdrukken
Teamformulieren voorbereiden
Pijlen en routeborden maken
2 personen
Materialen en boodschappen ophalen
2 personen
Hapjes en soep voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw nalopen
3 personen
Start- en finishlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Finishbalie inrichten
2 personen
Controlepunten uitzetten
6 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Teams laten starten
2 personen
Controlepunten bemannen
6 personen
Route en deelnemers volgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Routeborden en controleposten ophalen
6 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Uitslag en foto’s delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Kompasaantal 15
Routekaartenaantal 60
Teamformulierenaantal 20
Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 40
Controlepostbordenaantal 8
Stempelsetsaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Prijzenaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 12
Fluitjesaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 60
Lepelsaantal 60
Tangenaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 3

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Pijlen voor startlocatieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Test de route minstens één keer volledig vooraf en loop hem op de dag zelf opnieuw na. Controleer daarbij pijlen, routeborden, controlepostborden en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen afslaan.
Plan de startbalie zo dat teams hun routekaart, teamformulier en eventuele klemborden snel kunnen ophalen. Leg reservekaarten, pennen en een mobiele telefoon apart voor ontbrekende of te laat gearriveerde deelnemers.
Geef controleposten een vaste set materialen mee, bijvoorbeeld een stempelset, stopwatch, fluitje en portofoon. Noteer per post wie verantwoordelijk is en hoe laat die persoon uiterlijk aanwezig moet zijn.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in de deelnemersinformatie de starttijd, finishdeadline, groepsindeling, route-instructies en een bereikbaar telefoonnummer op.
Bereid de finish op tijd voor met soep, drank en zitplaatsen. Koel dranken vooraf, zet soepketels of thermoskannen klaar en houd herbruikbare bekers, kommen, lepels en tangen bij de uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatietocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Test de route uiterlijk 2 weken voor de tocht en verstuur de deelnemersinformatie daarna.
Hoeveel controlepunten heeft een oriëntatietocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 2 tot 3 uur zijn 5 tot 8 controlepunten meestal werkbaar. Kies minder punten bij jonge deelnemers of een ingewikkelde route en test de totale looptijd vooraf.
Wat moet ik meenemen naar een oriëntatietocht?: Neem per team een routekaart en teamformulier mee, plus klemborden en schrijfmateriaal. Voor de organisatie zijn onder meer routepijlen, controlepostborden, stempelsets, portofoons, veiligheidshesjes, zaklampen en reservebatterijen nodig.
Wanneer moet ik de routepijlen en controlepunten uitzetten?: Zet de routepijlen en controlepunten op de dag zelf uit, nadat je de route opnieuw hebt nagelopen. Plan hiervoor minstens 60 tot 90 minuten vóór de eerste start, zodat je fouten nog kunt herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.