Organiser un rallye d’orientation sans rien oublier
Un rallye d’orientation se prépare bien avant le jour du départ : l’itinéraire, les autorisations et les postes de contrôle doivent être verrouillés dans le bon ordre. Cette checklist couvre les 46 tâches du plan, de la réservation des lieux à la remise en état après l’arrivée. Prévoyez aussi le matériel de navigation, les documents d’équipe, les moyens de communication et l’accueil autour d’une soupe ou de boissons fraîches. Le parcours doit être testé puis reparcouru le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Élaborer l'itinéraire avec une carte
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Tester l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Rédiger les informations participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer les consignes des points de contrôle
Préparer les formulaires d'équipe
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
Récupérer les matériaux et les courses
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et la soupe
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Reparcourir le parcours
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Aménager le comptoir d’arrivée
2 personnes
Mettre en place les points de contrôle
6 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Expliquer les règles du jeu et la sécurité
2 personnes
Faire partir les équipes
2 personnes
Assurer les points de contrôle
6 personnes
Suivre le parcours et les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Récupérer les panneaux d'itinéraire et les points de contrôle
6 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Trier les objets trouvés
Partager les résultats et les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Tentes de réceptionqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Boussoleqté 15
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Formulaires d'équipeqté 20
- Presse-papiersqté 12
- Cônesqté 30
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux des postes de contrôleqté 8
- Kits de tamponsqté 8
- Chronomètresqté 8
- Prixqté 3
- Gilets de sécuritéqté 12
- Siffletsqté 8
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Téléphones portablesqté 4
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 8
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Bol à soupeqté 60
- Cuillèresqté 60
- Pincesqté 6
Cuisine
- Marmites à soupeqté 3
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Trousses de premiers secoursqté 3
Décoration
- Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
- Flèches pour le point de départqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, le lieu de départ et le lieu d’arrivée au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de gérer les autorisations, les déclarations et les réservations nécessaires.
- Testez l’itinéraire avec la carte avant de l’envoyer aux participants, puis reparcourez-le le jour du rallye. Vérifiez notamment les bifurcations, les flèches, les panneaux et l’accessibilité de chaque poste de contrôle.
- Préparez un dossier par équipe avec la carte d’itinéraire, les consignes des postes, le formulaire d’équipe et un support rigide. Imprimez au moins un exemplaire supplémentaire par équipe pour remplacer un document perdu ou détérioré.
- Ne laissez pas les communications au dernier moment : chargez les téléphones, les talkies-walkies et les batteries externes la veille. Prévoyez aussi des lampes, des piles de rechange, des sifflets et des gilets de sécurité si une partie du parcours se déroule par faible luminosité.
- Organisez l’arrivée avant le départ des équipes : installez le comptoir, les tables et les chaises, refroidissez les boissons et préparez la soupe dans les marmites ou les thermos. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions avant de faire les courses finales.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un rallye d’orientation ?
- Comptez 6 à 8 semaines pour un rallye avec plusieurs postes de contrôle, un lieu de départ et des autorisations. Réservez les lieux et fixez l’itinéraire en premier, puis prévoyez au moins 7 jours pour les inscriptions, les équipes et les impressions.
- Quand tester l’itinéraire d’un rallye d’orientation ?
- Faites un premier test complet 2 à 3 semaines avant l’événement, avec la carte et les consignes prévues. Reparcourez ensuite le trajet le jour du rallye pour repérer les changements, les obstacles ou les panneaux déplacés.
- Combien de cartes faut-il imprimer pour un rallye d’orientation ?
- Prévoyez une carte par équipe, plus une ou deux cartes de secours pour l’organisation. Imprimez également les consignes des postes et les formulaires d’équipe en fonction du nombre final d’inscrits, confirmé environ 7 jours avant le départ.
- Que faut-il prévoir pour l’arrivée d’un rallye d’orientation ?
- Installez un comptoir d’arrivée, des tables, des chaises, les formulaires d’équipe et le matériel de validation des postes. Pour l’accueil, préparez les boissons et la soupe avant l’arrivée de la première équipe, idéalement 30 à 45 minutes à l’avance.
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