Oriëntatietocht organiseren: checklist en planning

Een oriëntatietocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk deelnemers, toestemmingsformulieren, groepsindeling, routeposten, materiaal en een duidelijke ontvangst. Begin enkele weken vooraf met de route en aanmeldingen; controleer het terrein daarna opnieuw vlak voor de tocht. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, een complete uitgifte per team en een bemande ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Route uitzetten
3 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Kaarten en routeboekjes printen
2 personen
Postopdrachten voorbereiden
3 personen
Postenpakketten samenstellen
3 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Terrein en route nalopen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routeposten klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en maaltijd klaarzetten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Briefing organisatieteam geven
4 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teams en materialen uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Oriëntatietocht starten
3 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Aankomende teams opvangen
3 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routeposten afbreken
5 personen
Materialen innemen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Route opnieuw nalopen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 5
Scharenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Kompasaantal 12
Routekaartenaantal 15
Routeboekjesaantal 15
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Pionnenaantal 30
Touwaantal 100
Zaklampenaantal 12
Reflectiehesjesaantal 15
Routebordjesaantal 30
Pionlintaantal 6
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 30
Waterdichte mapjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Prikbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de route uiterlijk twee weken vooraf uit en loop die daarna nog minstens één keer volledig na. Controleer vooral kruisingen, onduidelijke afslagen en plekken waar routebordjes of pionnen kunnen verdwijnen.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat dieetwensen en toestemmingsformulieren zijn gecontroleerd. Print daarnaast een extra exemplaar voor de ontvangstbalie en houd wijzigingen op de dag zelf apart bij.
Stel per team één compleet pakket klaar met routekaart, routeboekje, klembord, schrijfmateriaal, kompas en eventuele opdrachten. Leg reservekaarten en extra routeboekjes bij de start, niet verspreid over de posten.
Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor het klaarzetten van routeposten, ontvangstbalie, tafels en materiaal. Geef het organisatieteam daarna een briefing van 15 minuten over tijdregistratie, veiligheid en wie aanspreekpunt is.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij regen of kou de partytent, verlichting, koelboxen en warmhoudbakken klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatietocht organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de route. Plan de laatste routecontrole en terreinronde in de week vóór de tocht en controleer het weer opnieuw 24 uur vooraf.
Wat moet ik per team klaarleggen voor een oriëntatietocht?: Leg per team minimaal een routekaart, routeboekje, klembord, kompas en de benodigde opdrachtmaterialen klaar. Maak deze pakketten uiterlijk de dag ervoor compleet, zodat de uitgifte per team hooguit enkele minuten duurt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, routeposten en materiaal. Reserveer daarna nog 15 minuten voor de briefing van het organisatieteam voordat de deelnemers worden geregistreerd.
Wanneer moet ik de route van een oriëntatietocht controleren?: Controleer de route minimaal twee keer: eerst bij het uitzetten en opnieuw in de week vóór de tocht. Loop op de ochtend zelf alleen nog een korte controle van start, finish en opvallende routeposten als de omstandigheden zijn veranderd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.