La checklist complète pour organiser un rallye d’orientation

Un rallye d’orientation réussi repose sur un itinéraire testé, des équipes bien réparties et des postes préparés à l’avance. Cette checklist vous guide dans l’ordre : inscriptions, autorisations, cartes, missions, matériel, repas et installation sur place. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie, des responsables identifiés et un accueil assez fluide pour enregistrer tout le monde sans retard. Le jour J, chaque équipe doit repartir avec son matériel et des consignes identiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Tracer l’itinéraire
3 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Imprimer les cartes et les livrets de route
2 personnes
Préparer les missions postales
3 personnes
Préparer les kits de poste
3 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire le tour du site et de l’itinéraire
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les postes de parcours
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les snacks et le repas
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’organisation
4 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les équipes et le matériel
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Lancer la course d'orientation
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Accueillir les équipes arrivantes
3 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les postes de parcours
5 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Reparcourir le parcours
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Trier les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 5
Ciseauxqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Boussoleqté 12
Cartes d'itinéraireqté 15
Livrets de parcoursqté 15
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 12
Cônesqté 30
Cordeqté 100
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 15
Panneaux d’orientationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Stylosqté 30
Crayonsqté 30
Pochettes étanchesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Panneau d’affichage

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire au moins une fois avant l’événement, puis revérifiez-le quelques jours avant : un passage fermé ou un balisage déplacé suffit à modifier le parcours.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le rallye. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les équipes, les besoins alimentaires et les formulaires d’autorisation.
Préparez les cartes, livrets de parcours et missions par équipe dans des pochettes séparées. Ajoutez une feuille de contrôle pour vérifier en moins d’une minute que chaque groupe reçoit tout le nécessaire.
Arrivez sur place au moins 2 heures avant le départ pour installer l’accueil, les tables, les postes, les panneaux d’orientation et le balisage. Gardez les lampes de poche et les gilets réfléchissants accessibles pour les zones peu visibles.
Calculez les boissons et le repas à partir du nombre définitif de participants, avec une marge de 10 %. Mettez les boissons au frais avant l’accueil et séparez clairement les aliments liés aux besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye d’orientation ?: Prévoyez environ 3 à 4 semaines pour un rallye simple. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, tester l’itinéraire, imprimer les documents et préparer les kits des postes.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un rallye d’orientation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de pouvoir répartir les groupes et acheter la nourriture.
Combien de personnes faut-il par équipe pour un rallye d’orientation ?: Formez généralement des équipes de 4 à 6 personnes. Cette taille permet de lire les cartes, réaliser les missions et progresser ensemble sans ralentir excessivement le parcours.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour d’un rallye ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Comptez ce temps pour installer l’accueil, préparer les postes, vérifier le balisage, refroidir les boissons et faire le briefing de l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.