Checklist para organizar una ruta de orientación
Una ruta de orientación necesita más que un recorrido y algunos mapas. Antes del día de la actividad tendrás que cerrar las inscripciones, comprobar las autorizaciones, dividir a los participantes y preparar cada puesto. También conviene revisar la ruta una segunda vez, prever la comida según las preferencias dietéticas y confirmar el pronóstico. Usa esta checklist en orden para llegar al registro con los grupos, materiales y responsables preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
Trazar la ruta
3 personas
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Imprimir mapas y folletos de ruta
2 personas
Preparar las tareas de los puestos
3 personas
Preparar los paquetes de puestos
3 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar la comida
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recorrer el recinto y la ruta
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar los puestos del recorrido
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y comida
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Dar briefing al equipo organizador
4 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir equipos y materiales
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Iniciar la ruta de orientación
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Registrar avances
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir la comida
4 personas
Recibir a los equipos entrantes
3 personas
Comprobar el resultado final
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos de ruta
5 personas
Retirar materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Repasar la ruta de nuevo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de cervezacant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Cucharonescant. 5
- Tijerascant. 4
Equipo
- Teterascant. 2
- Placas de cocinacant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
Material deportivo
- Brújulacant. 12
- Mapas de rutacant. 15
- Folletos de rutacant. 15
- Portapapelescant. 12
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 12
- Conoscant. 30
- Cuerdacant. 100
- Linternascant. 12
- Chalecos reflectantescant. 15
- Carteles de rutacant. 30
- Cinta de delimitarcant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Lápicescant. 30
- Fundas impermeablescant. 20
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas aislantescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Bateríascant. 24
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Tablón de anuncios
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y prepara una lista definitiva de participantes. Usa esa lista para comprobar los formularios de autorización y distribuir a todos en grupos antes del montaje.
- Recorre la ruta completa antes del evento y vuelve a comprobarla después de preparar los puestos. Así puedes corregir señales, límites o tramos confusos antes de que lleguen los participantes.
- Prepara un paquete para cada puesto con sus tareas y materiales. Los mapas, folletos, brújulas, cronómetros, silbatos y carteles deben estar agrupados y listos para repartir, no mezclados en cajas generales.
- Calcula la comida a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Deja bebidas enfriándose con antelación y prepara una zona de recepción separada de las mesas de comida para evitar colas.
- Haz una reunión informativa con el equipo antes del registro. Repasa la distribución de grupos, el funcionamiento de los puestos, el recorrido y qué hacer si cambia el tiempo; asigna también quién registra y quién reparte los equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de orientación?
- Empieza al menos 2 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y recoger autorizaciones. Reserva los últimos 2 o 3 días para comprobar la ruta, preparar los paquetes de puestos y revisar el pronóstico.
- ¿Cuándo hay que volver a comprobar la ruta de orientación?
- Haz una primera revisión cuando traces el recorrido y una segunda durante los 2 días previos al evento. Comprueba de nuevo los carteles, conos, cinta de delimitar y cualquier tramo que pueda haber cambiado.
- ¿Cómo repartir a los participantes en grupos?
- Cierra primero la lista de participantes y divide los grupos antes del montaje, idealmente el día anterior. Entrega a cada grupo sus mapas, folletos y equipos durante el registro, después de verificar las autorizaciones.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la ruta?
- Llega con varias horas de margen para colocar mesas, sillas, carpa, recepción y puestos. Antes de registrar a nadie, enfría las bebidas, prepara la comida, revisa la iluminación y da el briefing al equipo organizador.
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