Zo organiseer je een operettevoorstelling

Een operettevoorstelling organiseren begint niet bij het decor, maar bij de datum, zaal en bezetting. Leg eerst het artistieke team, solisten, koorleden en muzikanten vast en controleer daarna de rechten en het muziekmateriaal. Vervolgens werk je repetities, kaartverkoop, techniek, kostuums en publieksontvangst parallel uit. Plan de laatste weken vooral voor testen: past het decor, werkt het licht en geluid en zijn programmafolders, pauzedrankjes en vrijwilligers op tijd geregeld?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstellingsdatum bevestigen
2 personen
2
Locatie en zaal vastleggen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Regisseur en artistiek team vastleggen
2 personen
5
Solisten en koorleden bevestigen
2 personen
6
Muzikanten of begeleiding vastleggen
2 personen
7
Rechten en muziekmateriaal controleren
8
Voorstellingsinformatie verzamelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Kaartverkoop openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers voor ontvangst werven
14
Programmafolder opstellen
2 personen
15
Promotieposter ontwerpen
16
Promotieposters verspreiden
2 personen
17
Catering bestellen
18
Pauzedrankjes plannen
2 personen
19
Decorontwerp uitwerken
3 personen
20
Kostuums controleren
3 personen
21
Rekwisietenlijst opstellen
2 personen
22
Technische benodigdheden controleren
2 personen
23
Zaalindeling uitwerken
2 personen
24
Stoelcapaciteit controleren
2 personen
25
Programmafolders laten drukken
26
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
27
Publieksinformatie online plaatsen
28
Cateringhoeveelheden bevestigen
29
Laatste repetitie uitvoeren
15 personen
30
Kostuums wassen en herstellen
3 personen
31
Rekwisieten verzamelen
3 personen
32
Boodschappen doen
2 personen
33
Decoronderdelen klaarzetten
4 personen
34
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

35
Zaal en backstage openen
2 personen
36
Podiumvloer controleren
2 personen
37
Decor opbouwen
5 personen
38
Stoelen opstellen
4 personen
39
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
40
Pauzebuffet opbouwen
3 personen
41
Techniek aansluiten
3 personen
42
Lichtstanden instellen
2 personen
43
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
44
Kostuums klaarleggen
3 personen
45
Rekwisieten per scène ordenen
3 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Catering en dieetopties controleren
2 personen
48
Doorloop met techniek uitvoeren
8 personen
49
Artiesten schminken
3 personen
50
Publieksentree controleren
2 personen
51
Programmafolders klaarleggen
2 personen
52
Deuren openen
3 personen
53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Plaatsen aanwijzen
3 personen
55
Voorstelling begeleiden
5 personen
56
Pauzedrankjes serveren
5 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Pauzebuffet opruimen
3 personen
59
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
60
Artiesten omkleden
3 personen
61
Applausmoment begeleiden
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
4 personen
63
Avondvoorstelling voorbereiden
5 personen
64
Avondpubliek ontvangen
4 personen
65
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
66
Avondpauze serveren
5 personen
67
Avondpubliek uitgeleiden
4 personen

Nazorg

68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Kostuums verzamelen
3 personen
70
Rekwisieten inpakken
3 personen
71
Decor afbreken
5 personen
72
Stoelen terugplaatsen
4 personen
73
Servies verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Afval verzamelen
3 personen
76
Zaal schoonmaken
4 personen
77
Backstage schoonmaken
2 personen
78
Voorraad tellen
79
Huurmateriaal controleren
2 personen
80
Huurmateriaal retourneren
2 personen
81
Kostuums naar opslag brengen
2 personen
82
Decor naar opslag brengen
3 personen
83
Gevonden voorwerpen verzamelen
84
Facturen en bonnetjes verzamelen
85
Bedankberichten versturen
86
Foto- en programmamateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 120
Receptietafelsaantal 2
Pauzetafelsaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Pianobegeleiding
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Theaterlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muzieklessenaaraantal 3
Muziekmappenaantal 20
Gereedschapskoffersaantal 2
Reservebatterijenaantal 3

Decoratie

Decorpanelenaantal 6
Achterdoek
Gordijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlenbordjesaantal 8
Programmabord
Entreebord
Naamkaartjesaantal 20
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 2
Schilderstapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Koelboxenaantal 4
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Catering

Programmafoldersaantal 130
Servettenaantal 300
Koffiefiltersaantal 150
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Tips

Leg de voorstellingsdatum en zaal vast voordat je repetities plant. Reserveer ook een repetitieruimte en controleer meteen de stoelcapaciteit, zodat je kaartverkoop niet op een onjuiste zaalindeling gebaseerd is.
Controleer rechten en muziekmateriaal vroeg in het traject. Doe dit vóór je programma, uitnodigingen en promotieposter definitief maakt; wijzigingen in titel, bezetting of uitvoeringstekst kunnen anders weken vertraging veroorzaken.
Maak uiterlijk enkele weken voor de voorstelling een technische doorloop. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, theaterlampen, lichtstatieven, verlengkabels en stekkerdozen samen met de pianobegeleiding of andere muzikale begeleiding.
Plan de pauze op basis van het verwachte publiek. Zet pauzetafels en waterglazen, koffiekopjes en schotels vooraf klaar en bestel catering niet pas nadat de kaartverkoop sluit; verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen.
Wijs ontvangstvrijwilligers duidelijke taken toe voor entree, garderobe, programmabord en zaalverwijzing. Laat programmafolders en pijlenbordjes minimaal enkele dagen vóór de voorstelling binnen zijn, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te stellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een operettevoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 maanden voor een voorstelling met solisten, koor, muzikanten, decor en kaartverkoop. Leg datum, locatie, rechten en artistiek team bij voorkeur in de eerste maand vast.
Wanneer moet ik de kaartverkoop voor een operette openen?: Open de kaartverkoop meestal 6 tot 10 weken voor de voorstelling, zodra datum, zaal, programma-informatie en stoelcapaciteit definitief zijn. Zo heb je tijd om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer regel je techniek en decor voor een operette?: Werk decorontwerp, rekwisieten en technische benodigdheden uiterlijk 6 weken vooraf uit. Plan in de laatste 1 à 2 weken een volledige technische test met licht, geluid, decorpanelen en achterdoek.
Hoeveel pauzedrankjes moet ik bestellen voor een operettevoorstelling?: Reken voor de pauze op 1 drankje per bezoeker en bestel 10 tot 15 procent extra. Baseer het aantal op de actuele kaartverkoop en houd rekening met koffie, water en eventuele dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.