Checklist voor een operavoorstelling organiseren

Een operavoorstelling vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je legt eerst datum, locatie en voorstelling vast, daarna regel je reserveringen, uitnodigingen, bezoekersinformatie en artiestencommunicatie. In de laatste weken komen catering, vrijwilligers, tickets en programmadrukwerk samen. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opening, een gecontroleerde zaal, duidelijke bewegwijzering en een complete foyer. Gebruik de checklist om niets te laat te regelen en werk van publieksplanning naar uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstelling en programma bepalen
3 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma laten drukken
Pers- en publieksinformatie versturen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Tickets en polsbandjes klaarmaken
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Bar en koffietafel opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Voorstelling technisch controleren
3 personen

Event

Entree en kassa bemannen
3 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Zaal opnieuw laten plaatsnemen
3 personen
Garderobe opnieuw bemannen
2 personen
Publieksvragen opvangen
Artiesten bedanken
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Zaal en foyer stofzuigen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen verpakken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Afzetpalenaantal 6
Kledinghangersaantal 160

Servies

Wijnglazenaantal 140
Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerbladenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffieautomatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kassa
Pinapparatenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Programmabordenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Programma'saantal 150
Ticketsaantal 150
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast, bij voorkeur voordat uitnodigingen worden opgesteld. Controleer direct hoeveel bezoekers de zaal aankan en welke opstelling mogelijk is.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en vraag dieetwensen uiterlijk bij de bevestiging uit. Werk de bezoekerslijst minstens één keer per week bij en geef het definitieve aantal door aan de catering.
Stuur artiesteninformatie niet pas op de voorstellingsdag. Deel programma, aankomsttijd, route, contactpersoon en praktische zaalgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf.
Maak tickets, polsbandjes, programmaborden en routebordjes vóór de opbouw klaar. Sorteer de programma’s vooraf, zodat vrijwilligers bij binnenkomst niet nog hoeven te zoeken.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen een zaal- en foyerinspectie. Controleer stoelen, garderoberekken, nooduitgangen, verlichting, pinapparaten, verlengkabels en de voorraad glazen en servies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een operavoorstelling organiseren?: Leg datum, locatie en voorstelling bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en reserveringen definitief zijn, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een operavoorstelling?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, garderobe, bewegwijzering en foyerinrichting. Reserveer daarnaast 60 minuten vóór opening voor de eindcontrole van zaal, nooduitgangen, tickets, catering en apparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een operavoorstelling bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en plaats de bestelling uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve bezoekersaantal zo laat mogelijk, maar minimaal 2 werkdagen voor de voorstelling, door.
Wat moet ik op de dag van een operavoorstelling controleren?: Open de locatie minstens 2 uur vóór aanvang en loop zaal en foyer volledig na. Controleer onder meer stoelen, nooduitgangen, garderobe, programma’s, routebordjes, koffieautomaten, waterkokers, pinapparaten en de cateringvoorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.