Checklist voor een open trouwlocatie organiseren

Een open trouwlocatie vraagt om meer dan een nette ontvangstruimte. Je plant bezoekersstromen, rondleidingen, informatie over de locatie en een verzorgde ontvangst op dezelfde dag. Begin met datum, openingstijden en het middagprogramma; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je catering, drukwerk, routeborden en de inrichting van tafels, stoelen en informatiepunten. Zo staat bij aankomst zowel de ontvangstbalie als de rest van de locatie klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Programma van de middag maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Informatiefolders samenstellen
2 personen
Prijslijsten afdrukken
Contactgegevens van leveranciers verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetporties apart zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffetbenodigdheden klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Toiletten controleren
Toiletten bevoorraden
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Ceremonieopstelling maken
3 personen
Fotoplekken aankleden
2 personen
Lichtpunten testen
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Brandblussers zichtbaar plaatsen
EHBO-koffer klaarzetten
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Offertemappen klaarleggen
2 personen
Pennensets klaarleggen
Fotomateriaal klaarzetten
Weersverwachting controleren
Buitenruimte op veiligheid controleren
2 personen
Binnenruimte schoonmaken
3 personen
Buitenruimte schoonmaken
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Ceremonieruimte toelichten
2 personen
Receptieruimte toelichten
2 personen
Cateringopties presenteren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen

Nazorg

Achtergebleven materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanvragen opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Bistrotafelsaantal 12
Eettafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 8
Loungezetelsaantal 12
Loungetafelsaantal 4
Kleedkamerrekaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Podiumtafelsaantal 2
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Servettenaantal 150
Bloemstukkenaantal 12
Bloemenvazenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Slingersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Theelichthoudersaantal 30
Fotoframesaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4
Lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma per half uur en reserveer minstens 30 minuten voor ontvangst en registratie. Zo kunnen bezoekers binnenkomen terwijl de eerste rondleiding of presentatie nog niet hoeft te starten.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de open dag. Dan heb je tijd om de bezoekerslijst af te drukken, dieetwensen te verwerken en bevestigingen te versturen.
Zet informatiefolders en prijslijsten op aparte informatietafels en leg extra exemplaren klaar bij de aanmeldbalie. Controleer de aantallen de dag ervoor; drukwerk is een van de laatste dingen die vaak wordt vergeten.
Maak de catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en houd dieetporties apart voordat het buffet wordt geopend. Koel dranken op tijd en richt een afzonderlijk koffie- en theepunt in, zodat de ontvangst niet vastloopt bij één uitgiftepunt.
Loop de bezoekersroute de avond ervoor volledig na. Plaats routeborden bij elke afslag, controleer de kapstokken en afvalbakken en zet tafels, stoelen en eventuele loungeplekken zo neer dat doorgangen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open trouwlocatie organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en uitnodigingen. Plan de definitieve bezoekerslijst, dieetwensen en cateringhoeveelheden in de laatste 7 dagen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open trouwlocatie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de open dag. Vraag om aanmelding en sluit de inschrijving 7 dagen vooraf, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een open trouwlocatie op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, informatiepunten, aanmeldbalie, buffet, koffie- en theepunt en routeborden. Controleer de volledige looproute daarna nog 30 minuten met iemand die de locatie niet dagelijks ziet.
Wanneer moet ik de catering voor een open trouwlocatie regelen?: Bereken de hoeveelheden 7 dagen vooraf op basis van de aanmeldingen en controleer de boodschappenlijst 2 dagen voor de open dag. Haal verse producten op de dag zelf op en koel dranken enkele uren voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.