Checklist voor een goed georganiseerd open toernooi

Een open toernooi staat of valt met een strak schema en een ontvangst die meteen werkt. Leg eerst datum, locatie, velden en toernooiformule vast; daarna volgen inschrijvingen, wedstrijdindeling en scheidsrechters. In de laatste week controleer je sportmateriaal, formulieren, prijzen en catering. Op de toernooidag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een ingerichte ontvangstbalie en velden die vóór de eerste wedstrijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdvelden reserveren
Toernooiformule bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdindeling publiceren
Scheidsrechters indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Prijzen klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdvelden controleren
2 personen
Wedstrijdvelden opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooi uitleggen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Wedstrijdmateriaal uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toernooistand bijwerken
Finalewedstrijden begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal opruimen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies en keuken opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verlichting en apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen en uitschrijving bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Partytentenaantal 2
Klapbalie

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 20
Wedstrijdnettenaantal 4
Pionnenaantal 24
Veldmarkeringenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Trainingshesjesaantal 30
EHBO-set

Apparatuur

Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingsbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Prijzen en bekersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Publiceer daarna één duidelijke wedstrijdindeling en print op de dag zelf een extra deelnemerslijst voor de ontvangstbalie.
Plan vóór de opening een apart controlemoment voor wedstrijdballen, netten, pionnen, veldmarkeringen, scoreborden, fluitjes en stopwatches. Eén ontbrekend onderdeel kan meerdere velden stilleggen.
Richt de ontvangstbalie in met deelnemerslijst, wedstrijdformulieren en een vaste plek voor vragen. Leg prijzen apart klaar vóór de eerste wedstrijd, zodat de afsluiting niet afhankelijk is van een last-minute zoektocht.
Koel dranken vooraf en zet catering, servies, thermoskannen en serveerbladen op een aparte tafel. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer ze opnieuw bij het voorbereiden van de hapjes.
Controleer stroom en verlichting vóór de opbouw klaar is. Test luidspreker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen en hang bewegwijzering op vanaf de ingang tot aan ontvangst, velden en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open toernooi organiseren?: Leg datum, locatie en velden bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna vroeg genoeg om inschrijvingen, dieetwensen en de wedstrijdindeling nog te kunnen verwerken.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een open toernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de toernooiformule en het aantal velden bekend zijn. Zet het definitieve schema pas na de sluiting van de inschrijvingen vast en publiceer het enkele dagen vóór het toernooi.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een open toernooi?: Plan per gelijktijdig gebruikt wedstrijdveld minimaal 1 scheidsrechter. Voeg daarnaast ten minste 1 reserve toe voor pauzes, ziekte of een verschuiving in het schema.
Wat moet je op de ochtend van een open toernooi controleren?: Controleer minstens 60 minuten vóór de eerste wedstrijd de velden, netten, ballen, scoreborden, formulieren en ontvangstbalie. Test ook de luidspreker en microfoon en zet dranken, hapjes en prijzen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.