Checklist pour organiser un tournoi ouvert

Un tournoi ouvert demande plus qu’une réservation de terrains et quelques matchs. Il faut cadrer le format, suivre les inscriptions, préparer les arbitres et rendre les horaires lisibles pour chaque participant. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la définition du lieu jusqu’à l’installation de l’accueil et des aires de compétition. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés le jour J : formulaires imprimés, boissons fraîches, signalétique et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
Réserver les terrains de compétition
Définir le format du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Publier l’organisation du match
Répartir les arbitres
2 personnes
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Imprimer les formulaires de compétition
Imprimer la liste des participants
Préparer les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les terrains de compétition
2 personnes
Monter les aires de compétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le tournoi
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Distribuer le matériel de compétition
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Mettre à jour le classement du tournoi
Encadrer les finales
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel de compétition
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les résultats et les désinscriptions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Stand pliant

Matériel de sport

Ballons de matchqté 20
Filets de compétitionqté 4
Cônesqté 24
Marquages au solqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Chasubles d’entraînementqté 30
Trousse de premiers secours

Équipement

Haut-parleur
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 8
Prix et coupesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez ensuite une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines pour obtenir une liste exploitable.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les participants 5 à 7 jours avant le tournoi afin d’ajuster les achats et les quantités d’en-cas.
Publiez le programme des matchs et la répartition des arbitres au plus tard 48 heures avant le début. Gardez une version imprimée sur le comptoir d’accueil en cas de problème de réseau.
Vérifiez le matériel sportif et les terrains la veille : ballons, filets, cônes, marquages, panneaux de score, sifflets et chronomètres doivent être regroupés par aire de compétition.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le matin même, puis installez l’accueil, les tables, les chaises et la signalétique avant l’arrivée du premier participant, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi ouvert ?: Comptez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver les terrains, définir le format, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Prévoyez une semaine supplémentaire si le nombre de participants ou d’arbitres reste incertain.
Quand faut-il confirmer les participants à un tournoi ouvert ?: Faites une première relance 7 jours avant, puis confirmez la liste définitive 2 à 3 jours avant le tournoi. Ce délai permet de publier les matchs et de corriger les absences avant l’installation.
Quand publier le programme des matchs ?: Publiez-le au moins 48 heures avant le début de la compétition. Imprimez également plusieurs exemplaires le jour J pour l’accueil, les arbitres et les participants.
Combien de temps prévoir pour installer un tournoi ouvert ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour vérifier les terrains, monter les aires, installer les tables et chaises, préparer l’accueil et poser la signalétique. Ajoutez 30 minutes si plusieurs terrains doivent être équipés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.