Offenes Turnier organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Turniermodus fest, bevor du den Wettkampfplan erstellst. Bei mehreren Feldern solltest du die Spielzeiten und Pausen so planen, dass kein Team ohne eingeplante Pause durchspielen muss.
• Verschicke die Einladungen früh genug und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 bis 14 Tagen vor dem Turnier. Ernährungswünsche solltest du direkt bei der Anmeldung erfassen, nicht erst beim Empfang.
• Prüfe Sportmaterial und Spielfeldzubehör mindestens 2 Tage vorher. Kontrolliere dabei nicht nur Wettkampfbälle und Netze, sondern auch Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln und Feldmarkierungen.
• Bereite Empfang und Verpflegung getrennt vor: Teilnehmerliste und Spielformulare gehören an die Empfangstheke, gekühlte Getränke und Snacks auf den Cateringtisch. So entstehen bei der Anmeldung keine Schlangen zwischen Essen und Turnierunterlagen.
• Plane den Aufbau mit ausreichend Zeitpuffer. Für Spielfelder, Tische, Stühle, Beschilderung und Technik solltest du mindestens 90 Minuten vor dem ersten Spiel vor Ort sein; Preise und Erste-Hilfe-Set legst du an einem festen, leicht erreichbaren Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein offenes Turnier organisieren?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Ort, Spielfeldern und Turniermodus. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldungen 7 bis 14 Tage vor dem Turnier.

Wann sollte der Spielplan für ein offenes Turnier veröffentlicht werden?

Veröffentliche den Spielplan nach der Teilnehmerbestätigung, möglichst 3 bis 5 Tage vor dem Turnier. So können Teams ihre Spielzeiten prüfen und du hast noch Zeit für Änderungen bei Ausfällen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines offenen Turniers?

Plane mindestens 90 Minuten für Spielfelder, Tische, Stühle, Empfang, Cateringtisch und Beschilderung ein. Mit Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabeln und Außenbeleuchtung sind 2 Stunden realistischer.

Wie viele Getränke braucht man bei einem offenen Turnier?

Rechne bei einem mehrstündigen Turnier mit etwa 1,5 bis 2 Litern Getränken pro Person, abhängig von Wetter und Spielintensität. Kühle den ersten Vorrat vor Beginn und stelle zusätzliche Kühlboxen bereit, damit Nachschub schnell verfügbar ist.

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